Zeitmanagement mit Outlook 2003 geschult.
Für die Fragen:
"Wie kann ich Office 2007 so umstellen, dass es so aussieht wie Office 2003?"
oder
"Wie kann ich meine gewohnten Menüs aus Office 2003 in Office 2007 verwenden?"
oder
"Kann ich in Office 2007 auch die klassischen Menüs wieder einstellen?"
gibt es jetzt eine Antwort (gegen Gebühr). Da werden einige froh sein.
Classic Menu for Office 2007 von Addintools.
25 Februar 2008
21 Februar 2008
IM-Adresse eingetragen?
Zeitmanagement mit Outlook 2003 gestern und heute geschult.
Wenn ich das Outlook-Formular für Kontakte erkläre, kommt bei dem Feld IM-Adresse immer der Hinweis, dass es für die Adresse des Informellen Mitarbeiters gedacht sein muss.
Das ist immer wieder ein netter Witz, aber es bedeutet natürlich "Instant-Messaging". Heute sagte tatsächlich mal ein Teilnehmer, dass dieses Feld bei Ihm im Betrieb auch tatsächlich verwendet wird, weil sie im Helpdesk-Bereich mit dem Live-Chat arbeiten, um Probleme zu klären und zu lösen.
Ausführliche Infos gibt es in der Hilfe von Outlook 2007 unter dem Stichwort: "Verwenden von Instant Messaging-Diensten mit Outlook".
Wenn ich das Outlook-Formular für Kontakte erkläre, kommt bei dem Feld IM-Adresse immer der Hinweis, dass es für die Adresse des Informellen Mitarbeiters gedacht sein muss.
Das ist immer wieder ein netter Witz, aber es bedeutet natürlich "Instant-Messaging". Heute sagte tatsächlich mal ein Teilnehmer, dass dieses Feld bei Ihm im Betrieb auch tatsächlich verwendet wird, weil sie im Helpdesk-Bereich mit dem Live-Chat arbeiten, um Probleme zu klären und zu lösen.
Ausführliche Infos gibt es in der Hilfe von Outlook 2007 unter dem Stichwort: "Verwenden von Instant Messaging-Diensten mit Outlook".
18 Februar 2008
Aktion "Räumt die Computer auf!"
Windows und Outlook - Coaching am Arbeitsplatz
Weil die Teilnehmer schon seit Jahren mit verschiedenen Programmen arbeiten und immer wieder neue Vorgänge bearbeiten müssen, lagen jede Menge Dateien und Verknüpfungen auf dem Desktop, die sie schon lange nicht mehr brauchten. Wir haben auch mal im Dateisystem aufgeräumt. Um in Outlook wichtige Mails wiederfinden zu können, haben wir uns die verschiedenen Ansichten, das Suchen und die Suchordner mal genauer angesehen.
Wahrscheinlich gibt es in den Betrieben tausende Rechner, die völlig zugemüllt sind und auf denen die Arbeitnehmer erst nach Stunden die wichtigen Dinge wiederfinden.
Weil die Teilnehmer schon seit Jahren mit verschiedenen Programmen arbeiten und immer wieder neue Vorgänge bearbeiten müssen, lagen jede Menge Dateien und Verknüpfungen auf dem Desktop, die sie schon lange nicht mehr brauchten. Wir haben auch mal im Dateisystem aufgeräumt. Um in Outlook wichtige Mails wiederfinden zu können, haben wir uns die verschiedenen Ansichten, das Suchen und die Suchordner mal genauer angesehen.
Wahrscheinlich gibt es in den Betrieben tausende Rechner, die völlig zugemüllt sind und auf denen die Arbeitnehmer erst nach Stunden die wichtigen Dinge wiederfinden.
15 Februar 2008
Teilnehmer von weit her
Excel 2003 Datenanalyse mit Schwerpunkt Pivot geschult.
Ein Teilnehmer kam extra aus Düsseldorf nach Hannover, um diese Schulung zu besuchen. Zum Glück war er ganz begeistert und zeigte mir damit, dass es sich für ihn gelohnt hat.
Ein Teilnehmer kam extra aus Düsseldorf nach Hannover, um diese Schulung zu besuchen. Zum Glück war er ganz begeistert und zeigte mir damit, dass es sich für ihn gelohnt hat.
12 Februar 2008
Die Ferientermine in Outlook
Zeitmanagement mit Outlook 2003 geschult.
Meistens sind die TeilnehmerInnen in den Outlook - Schulungen begeistert, wenn ich ihnen zeige, dass man ja auch die Ferientermin im Internet finden kann.
Bei www.outlook-net.de kann rechts im grauen Bereich die Zip-Datei Schulferien2008 auf den Rechner gespeichert werden und wenn man sie dann im Dateisystem (mit Rechtsklick) extrahiert, dann findet man eine PST-Datei.
Öffnet man Outlook, dann kann über das Menü "Datei" - "Öffnen" - "Outlook-Datendatei" diese Feriendatei geöffnet werden und es sind darin die einzelnen Bundesländer zu finden.
Nun einfach die gewünschten Ferientermin mit der rechten Maustaste auf den eigenen Kalender ziehen und am Ziel "kopieren" wählen und schon die Termin im eigenen Outlook-Kalender.
Mit Rechtsklick auf die Datendatei in der Ordnerliste kann diese wieder geschlossen werden. Na dann...
Meistens sind die TeilnehmerInnen in den Outlook - Schulungen begeistert, wenn ich ihnen zeige, dass man ja auch die Ferientermin im Internet finden kann.
Bei www.outlook-net.de kann rechts im grauen Bereich die Zip-Datei Schulferien2008 auf den Rechner gespeichert werden und wenn man sie dann im Dateisystem (mit Rechtsklick) extrahiert, dann findet man eine PST-Datei.
Öffnet man Outlook, dann kann über das Menü "Datei" - "Öffnen" - "Outlook-Datendatei" diese Feriendatei geöffnet werden und es sind darin die einzelnen Bundesländer zu finden.
Nun einfach die gewünschten Ferientermin mit der rechten Maustaste auf den eigenen Kalender ziehen und am Ziel "kopieren" wählen und schon die Termin im eigenen Outlook-Kalender.
Mit Rechtsklick auf die Datendatei in der Ordnerliste kann diese wieder geschlossen werden. Na dann...
11 Februar 2008
Multifunktionsleiste anpassen
Zeitmanagement mit Outlook 2003 geschult.
Bei vielen steht die Umstellung auf Outlook 2007 ins Haus und einiges ist anders. Merkwürdigerweise aber nicht die Symbolleisten, die man aus Outlook 2003 kennt. "Nur" in den jeweiligen Formularen für Mail, Kontakte, Kalendereinträge etc. wird man sich an die Multifunktionsleisten gewöhnen müssen.
Für das Anpassen der Multifunktionsleisten gibt es hier noch eine Info von Microsoft:
"Ob Sie nun neue Funktionen in die vorhandene Multifunktionsleiste aufnehmen oder eine neue Multifunktionsleiste erstellen möchten, Sie verwenden eine Kombination aus XML und Programmiercode."
Alle Infos (mit Beispielen für Excel) hier: Programmgesteuertes Anpassen des Office 2007 Fluent User Interface
Bei vielen steht die Umstellung auf Outlook 2007 ins Haus und einiges ist anders. Merkwürdigerweise aber nicht die Symbolleisten, die man aus Outlook 2003 kennt. "Nur" in den jeweiligen Formularen für Mail, Kontakte, Kalendereinträge etc. wird man sich an die Multifunktionsleisten gewöhnen müssen.
Für das Anpassen der Multifunktionsleisten gibt es hier noch eine Info von Microsoft:
"Ob Sie nun neue Funktionen in die vorhandene Multifunktionsleiste aufnehmen oder eine neue Multifunktionsleiste erstellen möchten, Sie verwenden eine Kombination aus XML und Programmiercode."
Alle Infos (mit Beispielen für Excel) hier: Programmgesteuertes Anpassen des Office 2007 Fluent User Interface
07 Februar 2008
Mails aufbewahren
Zeitmanagement mit Outlook 2003 geschult.
Wenn Mitarbeiter täglich etwa 70 Mails bekommen, wird es kompliziert die Übersicht zu behalten. Geschäftsrelevante Mails müssen ja auch lange aufbewahrt werden: mindestens 6 Jahre und gegebenenfalls auch 10 Jahre (näheres dazu hier). Ein Archivieren sollte also immer ausgeführt werden, damit das Postfach nicht überquillt, aber die Mails im Bedarf wieder aufgerufen werden können.
Die Archivdateien (PST-Dateien oder Persönliche Ordnerdateien) von Outlook 97 bis 2002 können maximal 1,8 Gigabyte beinhalten und sollten auch nicht zu sehr gefüllt werden, denn sind sie zu voll dann kann es Schwierigkeiten beim Öffnen geben. Die Archivdateien ab Outlook 2003 (Outlook-Datendateien) können das Unicode-Format einsetzen und bis zu 3,8 Terrabyte Daten aufnehmen. Sinnvoll wäre es, für jedes Jahr eine neue Outlook-Datendatei anzulegen.
In den Betrieben, in denen ich bisher geschult habe, gibt es dazu merkwürdigerweise keine Richtlinien.
Wenn Mitarbeiter täglich etwa 70 Mails bekommen, wird es kompliziert die Übersicht zu behalten. Geschäftsrelevante Mails müssen ja auch lange aufbewahrt werden: mindestens 6 Jahre und gegebenenfalls auch 10 Jahre (näheres dazu hier). Ein Archivieren sollte also immer ausgeführt werden, damit das Postfach nicht überquillt, aber die Mails im Bedarf wieder aufgerufen werden können.
Die Archivdateien (PST-Dateien oder Persönliche Ordnerdateien) von Outlook 97 bis 2002 können maximal 1,8 Gigabyte beinhalten und sollten auch nicht zu sehr gefüllt werden, denn sind sie zu voll dann kann es Schwierigkeiten beim Öffnen geben. Die Archivdateien ab Outlook 2003 (Outlook-Datendateien) können das Unicode-Format einsetzen und bis zu 3,8 Terrabyte Daten aufnehmen. Sinnvoll wäre es, für jedes Jahr eine neue Outlook-Datendatei anzulegen.
In den Betrieben, in denen ich bisher geschult habe, gibt es dazu merkwürdigerweise keine Richtlinien.
06 Februar 2008
0 ist falsch, 1 ist wahr
Excel für Controller geschult.
Immer wieder lästig sind die Verwechslungsmöglicheiten bei den Eingaben in dem Funktionsargumente-Fenster.
Beim SVERWEIS komme ich im entscheidenden Augenblick immer wieder in's Grübeln: 1 oder Wahr in der letzten Zeile "Bereich_Verweis" bedeutet, dass die Datentabelle aufsteigend sortiert sein muss und auch Zwischenwerte zugeordnet werden.
0 oder Falsch bedeutet, dass keine Zwischenwerte zugeordnet werden können (die Angabe muss genau so gefunden werden), aber ein Sortieren in aufsteigender Folge ist nicht nötig.
Beides gleichzeitig geht nicht: Datentabelle umsortieren und Zwischenwerte zuordnen.
Es wird Zeit für ein Gedächtnistraining.
Dazu eine Übung vom Deutschlandfunk:
"Die Übung, die ich Ihnen jetzt vorstelle, hat drei Ziele. Zum einen ist es eine Konzentrationsübung. Zum anderen ist es eine Übung, die das Kurzzeitgedächtnis fördert und eine Übung, bei der sie das Visualisieren, also das Vorstellen, von Dingen, die nicht da sind, üben können. Das ist eine Grundlage von Memotechniken. Die Übung geht folgendermaßen:
Sie stellen sich vor, dass Sie sechs farbige Bälle in einer bestimmten Anordnung auf ihrem Tisch liegen haben. In der Mitte liegt der blaue Ball. Rechts daneben ein gelber. Links außen kommt der rote Ball hin. Den grünen schieben sie zwischen den blauen und den gelben Ball. Den schwarzen Ball legen sie rechts neben den gelben Ball. Ganz nach links kommt der weiße Ball. Wie sieht die Reihenfolge jetzt aus?"
Immer wieder lästig sind die Verwechslungsmöglicheiten bei den Eingaben in dem Funktionsargumente-Fenster.
Beim SVERWEIS komme ich im entscheidenden Augenblick immer wieder in's Grübeln: 1 oder Wahr in der letzten Zeile "Bereich_Verweis" bedeutet, dass die Datentabelle aufsteigend sortiert sein muss und auch Zwischenwerte zugeordnet werden.
0 oder Falsch bedeutet, dass keine Zwischenwerte zugeordnet werden können (die Angabe muss genau so gefunden werden), aber ein Sortieren in aufsteigender Folge ist nicht nötig.
Beides gleichzeitig geht nicht: Datentabelle umsortieren und Zwischenwerte zuordnen.
Es wird Zeit für ein Gedächtnistraining.
Dazu eine Übung vom Deutschlandfunk:
"Die Übung, die ich Ihnen jetzt vorstelle, hat drei Ziele. Zum einen ist es eine Konzentrationsübung. Zum anderen ist es eine Übung, die das Kurzzeitgedächtnis fördert und eine Übung, bei der sie das Visualisieren, also das Vorstellen, von Dingen, die nicht da sind, üben können. Das ist eine Grundlage von Memotechniken. Die Übung geht folgendermaßen:
Sie stellen sich vor, dass Sie sechs farbige Bälle in einer bestimmten Anordnung auf ihrem Tisch liegen haben. In der Mitte liegt der blaue Ball. Rechts daneben ein gelber. Links außen kommt der rote Ball hin. Den grünen schieben sie zwischen den blauen und den gelben Ball. Den schwarzen Ball legen sie rechts neben den gelben Ball. Ganz nach links kommt der weiße Ball. Wie sieht die Reihenfolge jetzt aus?"
04 Februar 2008
Passiver Sport in Outlook
Outlook 2003 erste Stufe geschult.
Im Outlook-Kalender möchten Fußballfans vielleicht die Termine der Europameisterschaft 2008 eintragen.
Dafür gibt es eine einfache Möglichkeit: einfach die Termine aus dem Internet hier herunterladen und in den Kalender kopieren oder importieren und fertig.
SportsInOutlook sei dank...
Im Outlook-Kalender möchten Fußballfans vielleicht die Termine der Europameisterschaft 2008 eintragen.
Dafür gibt es eine einfache Möglichkeit: einfach die Termine aus dem Internet hier herunterladen und in den Kalender kopieren oder importieren und fertig.
SportsInOutlook sei dank...
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