Kontakt aus Outlook wird nicht in SharePoint übernommen

Eine tolle Sache ist die Verbindung zwischen SharePoint und Outlook. Zum Beispiel lassen sich Kontakte in Outlook anzeigen, die auf der SharePoint-Site eingepflegt wurden und (eigentlich) auch in Outlook ergänzen, damit andere über die SharePoint-Site auf diese Kontakte zugreifen können.

Leider kommt es vor, dass die Kontakte, die in Outlook eingegeben wurden und in die SharePoint Liste gespeichert wurden, nicht in der Liste erscheinen.

Erstmal ist nicht ersichtlichtlich warum, denn manchmal klappt es...

Es liegt an der Angabe für "Webseite" im Kontaktformular. Wenn hier eine URL ohne http:// vorangestellt eingegeben wird, dann kann der Kontakt nicht synchronisiert werden mit SharePoint und verschwindet im Ordner "Lokale Fehler" in den Synchronisierungsproblemen von Outlook. Es gibt aber keine brauchbare Warnung, nur wenn ein bestehender Kontakt verschoben oder kopiert wird:

Outlook Kategorien gemeinsam nutzen, ergänzen und aktualisieren

Outlook bietet die Möglichkeit mit Kategorien in verschiedenen Bereichen Gruppierungen vorzunehmen und damit den Überblick über eine Unmenge von Elementen zu behalten.

Im Netzwerk mit Exchange möchte man vielleicht mit mehreren BenutzerInnen die gleichen Kategorien verwenden. Auch damit beim Austauschen von Elementen (z.B. Kontakten) nicht immer wieder die eigenen Kategorien zugewiesen oder überarbeitet werden müssen.

Eine Möglichkeit, eine einheitliche Kategorienliste zu verwenden, wird bei Microsoft beschrieben: "Konfigurieren von Kategorien in Outlook 2007". Mit Gruppenrichtlinien können Kategorien für alle im Netzwerk einheitlich und aktuell verwendet werden.

Oder man greift auf eine Software zurück, den "Category Manager" (kann auch kostenlos getestet werden). Auf jeden Fall lohnt sich die Lektüre dieses informativen Artikels über Outlook Kategorien von den Machern der Software: "Workshop Outlook Kategorien", wo auch noch genauer auf die Unterschiede zwischen Outlook 2007 und den Vorgängerversionen eingegangen wird.

Speicherplatz online bei Microsoft

Kostenloser Speicherplatz online bei Microsoft nach Anmeldung:

einerseits...
...windowslive als Onlinelaufwerk für Fotos, Dokumente etc. mit 25 GB Speicherplatz
andererseits...
...officelive mit 5 GB Platz für Officedokumente, Aufgaben, Kontakte und Kalendereinträgen. Hier besteht die Möglichkeit direkt aus Word, Excel oder PowerPoint Dateien zu öffnen oder zu speichern (mit einer kleinen kostenlosen Zusatzsoftware).

Office Live erinnert an SharePoint, weil hier auch Aufgaben, Kontakte und Kalendereinträge in Arbeitsbereichen gesammelt werden können. Freigaben für eine Zusammenarbeit sind ebenfalls möglich.

Schönes Zusatzprogramm für Outlook

Bei Outlook kommt es immer mal wieder vor, dass Informationen doppelt auftreten. Dafür kann man diese Software nutzen und Duplikate entfernen (Mails, Kontakte etc.).

Vielleicht haben Sie auch das Problem, dass die Telefonnummern aus den Outlook-Kontakten nicht für das Mobiltelefon verwendet werden können, weil unlesbare Zeichen enthalten sind. Diese Software vereinheitlicht alle Telefonnummern nach eigenen Wünschen, also z.B. ohne Klammern...

Bei Kontakten ändert sich manchmal der Firmenname. Wenn jetzt 25 Kontakte in dieser Firma beschäftigt sind, dann kann diese Software helfen, übergreifend die Einträge zu suchen und zu ersetzen. Das funktioniert auch mit vielen weiteren Feldern.

Die Schulferien für Deutschland und die Schweiz können importiert werden und so weiter und so fort...

Lauter nützliche Sachen können mit Outlook Tools gemacht werden und nach einer Testphase kann das Programm für 30€ freigeschaltet werden.

Da kann man schon mal Werbung machen!

Texterkennung OCR mit OneNote 2007

Kann man mit Office 2007 eine Texterkennung durchführen (OCR-Optical Character Recognition)? Ich musste einen gedruckten Text überarbeiten, den ich nicht als Worddatei gespeichert habe.

Erstmal den Ausdruck einscannen und als JPG- oder TIF-Datei speichern.
Dann OneNote 2007 starten und das Bild über das Menü "Einfügen" - "Bilder" - "aus Dateien..." in eine Notizbuchseite einfügen. Jetzt nur noch einen Rechtsklick auf das Bild und im Kontextmenü den Eintrag "Text aus Bild kopieren" wählen.

Der Text kann aus der Zwischenablage z.B. in Word wieder eingefügt und bearbeitet werden.

Wordtext in einer Mail versenden mit Word 2007

Wenn ich in Word 2007 über die Office-Schaltfläche "Senden" auswähle, dann kann ich den Inhalt des Worddokuments nur an die Mail anhängen.

Wenn aber der Wordtext der Inhalt der Mail sein soll, dann muss ich mir dafür eine Schaltfläche in die Schnellzugriffleiste hinzufügen:

Rechtsklick auf die Schnellstartleiste und "Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen..." wählen.

Dann unter "Befehle auswählen" einstellen, dass "alle Befehle" gezeigt werden sollen.

Jetzt den Befehl "An E-Mail-Empfänger..." in der alphabetischen Liste suchen und nach rechts übernehmen.

Damit lassen sich dann auch Wordformulare ausgefüllt per Mail versenden.

Aber vor dem Einsatz gut testen, weil z.B. die Kontrollkästchen beim Empfänger nicht sichtbar sind.

Beispiel Telefonnotiz:

Dialogfenster "möchten Sie die Datei öffnen oder auf ihrem Computer speichern" erscheint nicht mehr in Outlook

... weil man einmal den Haken entfernt hat und dann nie wieder gefragt wird.

Wie bekomme ich das Dialogfenster "möchten Sie die Datei öffnen oder auf ihrem Computer speichern" zurück?

Wenn das Dialogfenster nicht mehr erscheint, dann können Angaben in der Registry geändert werden.

je nach Dateityp bei:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\...\
bedeutet
00 00 00 00 = Dialogfenster zeigen
00 00 01 00 = einfach öffnen, kein Dialogfenster zeigen

Beispiele:
Word 2007 DOCX Erweiterung: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\Word.Document.12

DOC Erweiterung:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\Word.Document.8

Adobe PDF:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\AcroExch.Document

Bei mir hat es zumindest geklappt. BITTE VORSICHT in der Registry

Wo sind die Autokorrektureinträge und wie können sie in eine neue Office-Version übernommen werden

Die Autokorrektureinträge sind entweder in einer Datei (mso.acl) oder, wenn sie mit Formatierung übernommen wurden, in der Dokumentvorlage gespeichert.
Was zum Beispiel in Word ohne Formate gespeichert wurde, steht dann auch in PowerPoint oder Excel zur Verfügung.
Wenn man seine vorhandenen Einträge aus der Autokorrektur in die neue Office-Version übernehmen möchte, dann hilft eine Datei mit Makro von einem Experten.
Hier zum Download: http://word.mvps.org/faqs/Customization/ExportAutocorrect.htm.

Malen wie Picasso im Web

Für den Spaß zwischendurchmal: Online malen wie Picasso mit Mister Picassohead. In der Galerie sind schon viele schöne Gemälde zu finden. Mit wenigen Mitteln lassen sich schöne Sachen machen.

Nur das erste Zeichen als Großbuchstaben in Excel

Excel Inhalte für ECDL durchgesehen

Für das groß setzen von Buchstaben aus einer Zelle kann die Funktion GROSS verwendet werden. Wenn aber nur der erste Buchstabe groß sein soll, dann heißt die Funktion GROSS2. Funktioniert auch bei mehreren Zeichenfolgen: aus "tim knopf" wird "Tim Knopf".

Beim Präsentieren und in Folien zoomen mit ZoomIt

PowerPoint-Präsentation vorbereitet.

In PowerPoint-Folien ist das Zoomen während der Präsentation häufig ganz nützlich (siehe dazu auch meinen Eintag über PPTPLEX), aber auch wenn z.B. mit Visio präsentiert wird oder einfach nur bestimmte Bildschirminhalte auf dem Beamer vergrößert werden sollen.
Dafür ist das Tool ZoomIt (kostenlos) sehr brauchbar. Denn damit kann alles vergrößert werden, was über den Bildschirm oder Beamer gezeigt wird.
Erst das Programm starten, dann mit der Tastenkombination STRG+1 den Zoommodus starten und mit dem Mausrad heran- oder herauszoomen. Bewegt man die Maus, dann wird der Bildschirmausschnitt verschoben. Wird dann STRG+4 gedrückt, dann kann mit gedrückter Maustaste gezeichnet werden. Mit ESC wird der Modus beendet.
Speziell mit Vista ist das ganze noch etwas schöner zu verwenden und eine Pausenuhr die einen Countdown zeigt gibt es auch noch mit dazu.
So sieht das Programm aus:

Während der Präsentation in Folien zoomen mit pptPlex

PowerPoint 2007 vorbereitet.

Ein schönes Add-In für PowerPoint 2007 ermöglicht eine neue Form der Präsentation: zu Beginn gibt es einen Überblick, zum Beispiel eine Zeitleiste, und dann kann auf Details gezoomt werden mit Doppelklick und wieder heraus gezoomt werden mit Rechtsklick.
Dieses kleine Programm von Microsoft Office Labs gibt es kostenlos zum Download hier (pptPlex), wenn man "Try it" anklickt. Es sind aber auch Lernvideos mit Beispielen dort zu sehen.
Weitere Infos findet man noch bei Office Online.
Es macht Sinn mit einer Präsentation zu beginnen, die vielleicht schon etwa drei Folien enthält. Dann fügt man Kapiteltrennfolien ein und einen Hintergrund als Leinwand.
Die Videos erklären die Vorgehensweise sehr anschaulich und in vielen Fällen ist diese andere Präsentationsweise sinnvoll einzusetzen.

(Siehe dazu auch meinen Beitrag zur Software ZoomIt, die etwas Ähnliches leistet)

In Excel 2007 Inhalte als Bild kopieren

Neues in Office 2007 geschult.

Eine Teilnehmerin berichtete von Schwierigkeiten, Informationen aus Excel in eine PowerPointfolie zu übernehmen.
Die Methoden mit Kopieren und "Inhalte einfügen..." als Bild (oder Objekt) funktionierten hier nicht, weil mehrere Inhalte (Tabelle, Diagramm und Textfeld) gleichzeitig eingefügt werden sollten.
In den Excelversionen bis 2003 konnte man mit gedrückter Umschalt-Taste das Menü "Bearbeiten" öffnen und dort "Als Bild kopieren..." wählen, aber nicht mehr in der Version 2007.

So funktioniert es in Office 2007:
In Excel die Zellen markieren auf denen die Informationen zu finden sind (zum Beispiel Diagramm, Textfeld und Tabelle).
Dann in Excel 2007 auf dem Startkarteireiter die kleine Schaltfläche unter "Einfügen" (ganz links) anklicken
und im Menü "Als Bild" -> "als Grafik kopieren..." wählen,



im Dialogfenster die Einstellungen "wie angezeigt" und "Bild" aktiviert lassen
und mit OK in die Zwischenablage übernehmen.
In PowerPoint einfach einfügen und die Größe anpassen.

Mit der Einstellung "als Bitmap" sieht es zwar so aus wie "weichgezeichnet", aber die Linien sind feiner.

Office 2007 Infos und Onlineschulungen

Neues in Word und Outlook 2007 geschult.

Um Informationen und Schulungen für Excel, Word und PowerPoint 2007 schneller finden zu können, gibt es jetzt die Add-Ins "Schnellstartleiste für Office 2007" bei Microsoft zum Download. Mit Internetverbindung ausführen ("reparieren" bedeutet hier wohl installieren) und dann den neuen Karteireiter in den Programmen verwenden, um auf brauchbare Onlineinhalte bei Microsoft zu kommen: Interaktive Referenzhandbücher, Trainings, Demos und Neuigkeiten zu den jeweiligen Programmen.

Die Downloadlinks für das Add-In "erste Schritte" - aber auch für gute Infos zu Office 2007

Hier als Beispiel die Leiste für Excel 2007:

Bei SharePoint im Kalender die Wochennummern bzw. die Kalenderwoche anzeigen

SharePoint Schulung vorbereitet.

Bei der Standardinstallation der SharePoint Services ist im Kalender nicht zu sehen, welche Kalenderwoche gerade ist. In den Einstellungen für die Ansicht lässt sich das auch nicht ändern, leider nur in den Websiteeinstellungen.

Hier der Weg:

Über das Menü „Websiteaktionen“ den Eintrag „Websiteeinstellungen“ wählen, dann unter „Websiteverwaltung“ die „Landes-/Regionaleinstellungen“ klicken und unter dem Punkt „Legen Sie ihren Kalender fest“ den Haken setzen vor „Kalenderwoche im Datumsnavigator anzeigen“.

Dann hat man in der Wochenansicht links auf dem Bildschirm die Monatsübersicht und darin die Wochennummern.

Multifunktionsleiste anpassen III

Excel 2007 zweite Stufe geschult.

Wie ich bereits zwei mal schrieb (im Februar 2008 und im April 2007), lässt sich die Multifunktionsleiste in Office 2007 anpassen, aber entweder nur umständlich oder mit Software.
Hier dazu noch ein Programm: der RibbonCreator (offenbar mit Schwerpunkt für Access), eine kostenlose Testversion gibt es im Downloadbereich.

Visioshapes verknüpft in PowerPoint einfügen und animieren

Visio 2003 erste Stufe geschult.

Um Flussdiagramme oder andere Visio-Zeichnungen in PowerPoint-Folien verknüpft einfügen zu können, darf man nicht ungruppierte Shapes kopieren.

Wenn ich also eine Verknüpfung brauche, dann gruppiere ich erstmal die Teile, die ich in PowerPoint später auch animieren möchte. Danach kopiere ich eine Gruppe in Visio und wenn ich in PowerPoint meine Folie gewählt habe, dann wähle ich den Befehl "Inhalte einfügen..." im Menü "Bearbeiten" und setze den Inhalt aus der Zwischenablage verknüpft ein (links "Verknüpfung einfügen" aktivieren und "OK"). Wenn ich ungruppierte Shapes in Visio kopiert habe, ist der Befehl "Verknüpfung einfügen" grau hinterlegt.

Shapes mit Verbindung einfügen in Visio 2003

Visio 2003 erste Stufe geschult.

Wer mit der Vorlage für Flussdiagramme arbeitet, kann neue Shapes gleich mit Verbindung in das Blatt ziehen. Dafür muss nur vorher das Werkzeug "Automatischer Verbinder" aktiviert werden.


Dann wird das neu hineingezogene Shape gleich mit dem vorher eingefügten Shape verbunden.

"Microsoft Office 2003 Assistent zum Speichern eigener Einstellungen" ist jetzt "Windows-EasyTransfer"

Outlook 2007 Workshop geschult.

Wenn die eigenen Einstellungen in Office 2007 übernommen werden sollen auf einen anderen Computer, dann gibt es dafür jetzt nicht mehr den Assistenten zum Speichern eigener Einstellungen wie bei Office 2003 in den Office-Tools. Aber Windows Vista bringt gleich ein Programm zum Sichern vieler Sachen mit: Windows-EasyTransfer (Infos).

Für Windows XP kann diese Software kostenlos von Microsoft bezogen werden:
Windows-Easy Transfer für Windows XP Downloadseite

Dateiname und Pfad in Word 2007

Neues in Office 2007 geschult.

Leider gibt es den Autotext zum Einfügen von Dateiname und Pfad in Word 2007 nicht mehr.

Dafür über den Karteireiter "Einfügen" in der Multifunktionsleiste auf "Schnellbausteine" klicken. Dann "Feld..." wählen und im Dialogfenster links auswählen "FileName" und rechts noch aktivieren "Pfad zum Dateinamen hinzufügen".

(Klicken Sie auf das Bild zum Vergrößern)


Wenn die Info mit OK in das Dokument übernommen wurde, dann sollte man das noch markieren und über "Schnellbausteine" und "Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern..." so abspeichern, dass es beim nächsten Mal gleich über "Schnellbausteine" eingefügt werden kann. Zum Beispiel auch in der Fußzeile...

Schnellbausteine in Office 2007 für Outlook und Word gemeinsam nutzen

Neues in Office 2007 geschult.

Beim Verwenden der Schnellbausteine in Word und Outlookmails fällt auf, dass es zwei verschiedene Speicherort sind, in denen diese nützlichen Zeitsparer gespeichert sind. Besser wäre eine Möglichkeit die Bausteine in Word und Outlook nutzen zu können.
Dafür kann eine Verknüpfung zur NormalEmail.dotm im Ordner STARTUP für Word gespeichert werden.
Damit werden die Bausteine aus Outlookmails auch in Word zu sehen sein und beim Speichern neuer Bausteine in Word kann auch die NormalEmail.dotm als Speicherort ausgewählt werden.

Ergänzung: Für Makros, die das Einfügen von Schnellbausteinen beinhalten, ist diese Lösung allerdings total unbrauchbar, weil es dann eine Fehlermeldung beim Ausführen des Makros gibt.

Teil aus einer Zelle extrahieren

Excel 2003 zweite Stufe geschult.

Einerseits kann man ja Inhalte aus Excelzellen, die zum Beispiel mit einem Leerzeichen getrennt sind, über den Befehl "Text in Spalten" aus dem Menü "Daten" in eine vorher eingefügte neue Spalte zertrennen.
Dieser Befehl erfordert aber eine gewisse Vorarbeit und wird nicht automatisch bei einer Übernahme mit einem SVERWEIS ausgeführt.
Wer so etwas braucht, könnte mit der Funktion LINKS eine bestimmte Menge Zeichen von der Linken Seite eines Inhalts in eine andere Zelle übernehmen. Was aber, wenn es immer eine andere Anzahl von Zeichen ist und nur ein trennendes Zeichen die Markierung wäre?

Hier eine Kombination von zwei Funktionen:
=LINKS(B1;SUCHEN("-";B1)-1)
Bedeutet: in der Zelle B1 befindet sich eine Zeichenfolge, die bis zum Bindestrich angezeigt werden soll.

Streifen in Wordtabellen anpassen

Word 2003 dritte Stufe geschult.

Für umfangreiche Wordtabellen kann eine Formatierung gewählt werden, bei der jede zweite Zeile eingefärbt ist. Über das Menü "Tabelle" den Eintrag "Autoformat für Tabelle..." wählen und im Dialogfenster eine Formatierung wählen mit dem Zusatz "Liste" (zum Beispiel: Tabelle Liste 1).
Wie kann dieses Format angepasst werden?
Beim Ändern des Formats muss man darauf achten, dass die Formate für gerade und ungerade Zeilen unterschiedlich eingestellt werden können.

Wer ein eigenes Format dafür erstellen möchte, findet bei Microsoft eine Anleitung.
Unter dem Titel "Erstellen und Anwenden eines Streifen-Tabellenformats"

Bring eine Pflanze im Netz zum Wachsen...

PowerPoint 2003 Level 1 in Hildesheim geschult.

Etwas Netzkunst von Stefan Riebel, der auch mal in Hildesheim war:
The Pixel Plant
Eine virtuelle Pflanze, die jedesmal etwas wächst, wenn sie besucht wird. Also los!

Alte Autotexte als Schnellbausteine weiterverwenden

Word 2007 Level 2 vorbereitet.

Wer mit den älteren Word Versionen viele Autotexte gespeichert hat, der möchte diese auch in Word 2007 als Schnellbausteine weiterverwenden.
Dafür sollte man eine Kopie der "alten" normal.dot in den Ordner Startup legen, hier der Ort:

C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\STARTUP

(ggf. erstmal die ausgeblendeten Ordner anzeigen lassen)

Zellinhalt mit Bildlaufleiste ändern

Excel 2003 für Controller geschult.

Es kommt immer wieder gut an, wenn ich die Möglichkeit zeige, in Excel eine Bildlaufleiste einzusetzen, um den Wert in einer Zelle zu verändern:
Erstmal die Formularsymbolleiste einblenden (in Version 2007 über den Reiter "Entwicklertools" "Einfügen" wählen). Dann eine Bildlaufleiste in das Tabellenblatt zeichnen. Mit Rechtsklick auf die erstellte Bildlaufleiste kann "Steuerelement formatieren" erreicht werden und die Eigenschaften können so angepasst werden, dass eine bestimmte Zelle mit der Leiste verändert wird (Zellverknüpfung).

Vorsicht mit DotNetNuke-Seitennamen

Der Name einer neuen Seite in DotNetNuke sollte bei einem Umlaut besser umschrieben werden (ü als ü und Ü als Ü eingeben und so weiter), weil sonst auch in der URL nachher ein Umlaut erscheint und damit Schwierigkeiten auftreten könnten. Siehe dazu auch die Tipps in SELFHTML.
Da sieht man mal wieder, dass die Amerikaner nicht auf andere Sprachen Rücksicht nehmen.

Desktopbenachrichtigung mal eben aus stellen

Outlook Stufe 1 und Stufe 2 geschult.

Die Desktopbenachrichtigung bei einer neuen Mail in Outlook lenkt nur von der Arbeit ab. Wenn mal eine Phase in Ruhe gearbeitet werden soll, dann ist es besser, dieses Fenster für neue Nachrichten in Outlook zu deaktivieren.
Das ist ja auch ganz leicht per Rechtsklick auf das Outlook-Symbol im Systray (rechts unten bei der Uhr) möglich.

Beatles oder Stones, Bayern oder BVB, Outlook oder Notes

Outlook 2003 englische Version geschult.

Die Teilnehmer sind aus einem Unternehmen, das vor einem Monat von Lotus Notes auf Microsoft Outlook umgestellt hat. Einige haben sich bei jedem Thema beschwert, weil Notes ihrer Meinung nach alles viel besser kann als Outlook.
Dass es auch Dinge gibt, die Outlook kann und Notes nicht, ist nicht bei allen angekommen. Mir kam es so vor, als ginge es eher um einen Prinzipienstreit. Genauso unwichtig wie der Streit, ob die Beatles oder die Stones besser sind oder waren.
Wenn ich die Software im Unternehmen verwenden muss, dann kann ich doch nicht lange der anderen Software hinterherweinen. Für die Schulungen waren die Diskussionen jedenfalls nur kontraproduktiv, weil sie uns vom Wesentlichen abgehalten haben.

Mails ausdrucken in Outlook mangelhaft

Outlook 2003 erste Stufe geschult.

Viele beschweren sich, dass es keine vernünftigen Druckeinstellungsmöglichkeiten in Outlook gibt. Bei HTML-Mails werden die Infos über Anhänge nicht gedruckt und bei Nur-Text- oder Rich-Text-Mails kann nicht einfach nur die erste Seite oder der markierte Bereich gedruckt werden (seit Version 2007 auch nicht in HTML-Mails). Wird eine Mail in der Version 2007 über das Menü "weitere Aktionen" im Browser geöffnet, dann kann zwar eingestellt werden, dass nur eine Seite gedruckt werden soll, aber die Detailangaben des Memo-Druckformats fehlen.

Mit Outlook 2007 kann in einer geöffneten Mail ganz rechts in der Multifunktionsleiste die Schaltfläche "an OneNote senden" weiterhelfen. Im Notizprogramm sind alles Infos sichtbar und der Drucken-Dialog enthält die gewünschten Möglichkeiten.
Ich dachte schon OneNote braucht keiner...

Vergleich zwischen SharePoint Services und Server...

(SharePoint Workshop mit Kollegen durchgeführt)
... ist nicht leicht!
Die SharePoint Services sind kostenlos beim Windows Server 2003 enthalten, der Office SharePoint Server kostet Geld. Was ist denn der genaue Unterschied zwischen Windows SharePoint Services (WSS) und dem Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)?
Eine detaillierte Antwort findet man bei Microsoft unter der Überschrift "Welche SharePoint-Technologie ist die richtige für Sie?".
Einiges zu lesen, aber wenn man es wissen möchte...

Wo ist der Eintrag "Verknüpfung bearbeiten" in Excel 2007?

Excel 2003 zweite Stufe geschult.

Wer mit Verknüpfungen zwischen Excelmappen arbeitet, kennt vielleicht die Möglichkeit aus Excel 2003 über das Menü "Bearbeiten" den Eintrag "Verknüpfungen" zu wählen und dort z.B. eine Verknüpfung zu löschen, die nicht mehr aktualisiert werden muss.
In Excel 2007 ist diese Möglichkeit leider kaum sichtbar versteckt: über das Office-Menü den Eintrag "Vorbereiten" auswählen und am Ende des Untermenüs den kleinen Pfeil mit dem Mauszeiger berühren dann "Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten" klicken.

DotNetNuke als Testumgebung ist einfach, aber...

Vorbereitung der Erstellung einer Website.

Wenn man mit DotNetNuke eine Website erstellen möchte, dann kann man für Testzwecke erstmal Entwicklersoftware kostenlos bei Microsoft bekommen und nach einer Registrierung ein StarterKit bei DotNetNuke erhalten.
Leider muss für eine Installation auf einem InternetInformationServer mit SQL-Server etwas mehr beachtet werden. Z.B. alle asp.net-Versionen einheitlich auf 2.x und die Berechtigungen auf NTFS-Ebene beachten (das wäre dann aber leider noch nicht alles!).
Wenn es dann aber läuft, kann schnell Inhalt eingepflegt werden.

Ein Wiki mit SharePoint macht Sinn

SharePoint-Workshop vorbereitet.

Wer mit SharePoint (entweder mit den kostenlosen Services 3.0 oder dem SharePoint Server) ein Wiki erstellt oder verwendet, kann sich benachrichtigen lassen, wenn etwas geändert wurde.
Damit hat man einerseits ein Kontrollinstrument, aber auch eine gewisse Motivation, dass etwas eingetragen werden sollte.

Öffentliche Ordner schneller erreichen

Outlook 2003 zweite Stufe geschult.

Wer viel mit Öffentlichen Ordnern in Outlook arbeiten muss (um gemeinsam Kontakte verwenden zu können oder einen Firmenwagenkalender oder einen Mailordner mit Diskussionsbeiträgen), der kann auf den jeweiligen Öffentlichen Ordner einen Rechtsklick ausführen und im Kontextmenü "zu Favoriten hinzufügen..." wählen. Danach sind die favorisierten Öffentlichen Ordner auch als weitere Ordner in den Hauptbereichen zur Verfügung.

Gruppieren und Kombinieren ist nicht das Gleiche

Corel Draw 11 (und etwas PhotoPaint 11) geschult.

Früher musste man immer davon abraten mehrere Objekte miteinander zu kombinieren, weil es keine Möglichkeit gab, die Kombination wieder aufzuheben. Inzwischen ist das zwar möglich, aber es ist immer noch besser mit dem Befehl "Gruppieren" zu arbeiten, weil nach dem Aufheben der Gruppierung die einzelnen Objekte genauso angepasst werden können, wie vor der Gruppierung. Nach dem Aufheben einer Kombination sind die Objekte aber in Kurven konvertiert und können nicht auf die gleiche Art verändert werden, wie vor der Kombination. (Alle Befehle sind über die Eigenschaftenleiste erreichbar)

Hier noch ein Beispiel:

Beim orangen Rechteck lassen sich die Ecken über die Eigenschaftenleiste abrunden (im roten Rahmen), beim blauen Rechteck ist diese Möglichkeit nicht mehr gegeben, weil es vorher kombiniert wurde und dann die Kombination wieder aufgehoben wurde:

Vom 2007 Design zurück auf 2003?

Zeitmanagement mit Outlook 2003 geschult.

Für die Fragen:
"Wie kann ich Office 2007 so umstellen, dass es so aussieht wie Office 2003?"
oder
"Wie kann ich meine gewohnten Menüs aus Office 2003 in Office 2007 verwenden?"
oder
"Kann ich in Office 2007 auch die klassischen Menüs wieder einstellen?"
gibt es jetzt eine Antwort (gegen Gebühr). Da werden einige froh sein.
Classic Menu for Office 2007 von Addintools.

IM-Adresse eingetragen?

Zeitmanagement mit Outlook 2003 gestern und heute geschult.

Wenn ich das Outlook-Formular für Kontakte erkläre, kommt bei dem Feld IM-Adresse immer der Hinweis, dass es für die Adresse des Informellen Mitarbeiters gedacht sein muss.
Das ist immer wieder ein netter Witz, aber es bedeutet natürlich "Instant-Messaging". Heute sagte tatsächlich mal ein Teilnehmer, dass dieses Feld bei Ihm im Betrieb auch tatsächlich verwendet wird, weil sie im Helpdesk-Bereich mit dem Live-Chat arbeiten, um Probleme zu klären und zu lösen.
Ausführliche Infos gibt es in der Hilfe von Outlook 2007 unter dem Stichwort: "Verwenden von Instant Messaging-Diensten mit Outlook".

Aktion "Räumt die Computer auf!"

Windows und Outlook - Coaching am Arbeitsplatz

Weil die Teilnehmer schon seit Jahren mit verschiedenen Programmen arbeiten und immer wieder neue Vorgänge bearbeiten müssen, lagen jede Menge Dateien und Verknüpfungen auf dem Desktop, die sie schon lange nicht mehr brauchten. Wir haben auch mal im Dateisystem aufgeräumt. Um in Outlook wichtige Mails wiederfinden zu können, haben wir uns die verschiedenen Ansichten, das Suchen und die Suchordner mal genauer angesehen.
Wahrscheinlich gibt es in den Betrieben tausende Rechner, die völlig zugemüllt sind und auf denen die Arbeitnehmer erst nach Stunden die wichtigen Dinge wiederfinden.

Teilnehmer von weit her

Excel 2003 Datenanalyse mit Schwerpunkt Pivot geschult.

Ein Teilnehmer kam extra aus Düsseldorf nach Hannover, um diese Schulung zu besuchen. Zum Glück war er ganz begeistert und zeigte mir damit, dass es sich für ihn gelohnt hat.

Die Ferientermine in Outlook

Zeitmanagement mit Outlook 2003 geschult.

Meistens sind die TeilnehmerInnen in den Outlook - Schulungen begeistert, wenn ich ihnen zeige, dass man ja auch die Ferientermin im Internet finden kann.
Bei www.outlook-net.de kann rechts im grauen Bereich die Zip-Datei Schulferien2008 auf den Rechner gespeichert werden und wenn man sie dann im Dateisystem (mit Rechtsklick) extrahiert, dann findet man eine PST-Datei.
Öffnet man Outlook, dann kann über das Menü "Datei" - "Öffnen" - "Outlook-Datendatei" diese Feriendatei geöffnet werden und es sind darin die einzelnen Bundesländer zu finden.
Nun einfach die gewünschten Ferientermin mit der rechten Maustaste auf den eigenen Kalender ziehen und am Ziel "kopieren" wählen und schon die Termin im eigenen Outlook-Kalender.
Mit Rechtsklick auf die Datendatei in der Ordnerliste kann diese wieder geschlossen werden. Na dann...

Multifunktionsleiste anpassen

Zeitmanagement mit Outlook 2003 geschult.

Bei vielen steht die Umstellung auf Outlook 2007 ins Haus und einiges ist anders. Merkwürdigerweise aber nicht die Symbolleisten, die man aus Outlook 2003 kennt. "Nur" in den jeweiligen Formularen für Mail, Kontakte, Kalendereinträge etc. wird man sich an die Multifunktionsleisten gewöhnen müssen.

Für das Anpassen der Multifunktionsleisten gibt es hier noch eine Info von Microsoft:
"Ob Sie nun neue Funktionen in die vorhandene Multifunktionsleiste aufnehmen oder eine neue Multifunktionsleiste erstellen möchten, Sie verwenden eine Kombination aus XML und Programmiercode."
Alle Infos (mit Beispielen für Excel) hier: Programmgesteuertes Anpassen des Office 2007 Fluent User Interface

Mails aufbewahren

Zeitmanagement mit Outlook 2003 geschult.

Wenn Mitarbeiter täglich etwa 70 Mails bekommen, wird es kompliziert die Übersicht zu behalten. Geschäftsrelevante Mails müssen ja auch lange aufbewahrt werden: mindestens 6 Jahre und gegebenenfalls auch 10 Jahre (näheres dazu hier). Ein Archivieren sollte also immer ausgeführt werden, damit das Postfach nicht überquillt, aber die Mails im Bedarf wieder aufgerufen werden können.
Die Archivdateien (PST-Dateien oder Persönliche Ordnerdateien) von Outlook 97 bis 2002 können maximal 1,8 Gigabyte beinhalten und sollten auch nicht zu sehr gefüllt werden, denn sind sie zu voll dann kann es Schwierigkeiten beim Öffnen geben. Die Archivdateien ab Outlook 2003 (Outlook-Datendateien) können das Unicode-Format einsetzen und bis zu 3,8 Terrabyte Daten aufnehmen. Sinnvoll wäre es, für jedes Jahr eine neue Outlook-Datendatei anzulegen.
In den Betrieben, in denen ich bisher geschult habe, gibt es dazu merkwürdigerweise keine Richtlinien.

0 ist falsch, 1 ist wahr

Excel für Controller geschult.

Immer wieder lästig sind die Verwechslungsmöglicheiten bei den Eingaben in dem Funktionsargumente-Fenster.
Beim SVERWEIS komme ich im entscheidenden Augenblick immer wieder in's Grübeln: 1 oder Wahr in der letzten Zeile "Bereich_Verweis" bedeutet, dass die Datentabelle aufsteigend sortiert sein muss und auch Zwischenwerte zugeordnet werden.
0 oder Falsch bedeutet, dass keine Zwischenwerte zugeordnet werden können (die Angabe muss genau so gefunden werden), aber ein Sortieren in aufsteigender Folge ist nicht nötig.
Beides gleichzeitig geht nicht: Datentabelle umsortieren und Zwischenwerte zuordnen.

Es wird Zeit für ein Gedächtnistraining.

Dazu eine Übung vom Deutschlandfunk:
"Die Übung, die ich Ihnen jetzt vorstelle, hat drei Ziele. Zum einen ist es eine Konzentrationsübung. Zum anderen ist es eine Übung, die das Kurzzeitgedächtnis fördert und eine Übung, bei der sie das Visualisieren, also das Vorstellen, von Dingen, die nicht da sind, üben können. Das ist eine Grundlage von Memotechniken. Die Übung geht folgendermaßen:

Sie stellen sich vor, dass Sie sechs farbige Bälle in einer bestimmten Anordnung auf ihrem Tisch liegen haben. In der Mitte liegt der blaue Ball. Rechts daneben ein gelber. Links außen kommt der rote Ball hin. Den grünen schieben sie zwischen den blauen und den gelben Ball. Den schwarzen Ball legen sie rechts neben den gelben Ball. Ganz nach links kommt der weiße Ball. Wie sieht die Reihenfolge jetzt aus?"

Passiver Sport in Outlook

Outlook 2003 erste Stufe geschult.

Im Outlook-Kalender möchten Fußballfans vielleicht die Termine der Europameisterschaft 2008 eintragen.
Dafür gibt es eine einfache Möglichkeit: einfach die Termine aus dem Internet hier herunterladen und in den Kalender kopieren oder importieren und fertig.

SportsInOutlook sei dank...

SharePoint Services für WCM oder Internetpräsenz unbrauchbar

Vorbereitung der Erstellung einer Website.

Nachdem wir festgestellt hatten, dass der Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) zwar gut geeignet für Webcontentmanagement ist, aber viel zu teuer, dachten wir, dass es vielleicht auch mit den kostenlosen Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) möglich sein müsste, eine Internetpräsenz zu erstellen und zu pflegen.
Leider nein...
Die SharePoint Services sind für die Zusammenarbeit von Teams im Windows-Netzwerk mit Office 2007 bestens geeignet, aber eine Internetpräsenz ist damit nur schwer zu machen, anzupassen oder zu erweitern. Es fehlen viele Dinge, die mit dem SharePoint Server möglich sind.

Deshalb wird es jetzt wohl DotNetNuke (Diese komische Schreibweise mit Großbuchstaben mitten im zusammen geschriebenen Wort heißt übrigens "Kamelschreibweise").
Nach einer Registrierung mit Mailadressenangabe kann die Software kostenlos herunter geladen werden und es gibt ein StarterKit, dass mit dem ebenfalls kostenlosen Microsoft Visual Web Developer 2005 Express verwendet und getestet werden kann. Weitere Voraussetzungen bitte beachten! Bei mir läuft es testweise auf Win XP Home.

SharePoint kann viel kosten

Vorbereitung der Erstellung einer Website.

Da ich gerade daran arbeite eine Website mit SharePoint 2007 und dem SharePoint Designer zu erstellen, habe ich mir einen sehr guten Webcast dazu angesehen:
Web Content Management mit Office SharePoint Server 2007 - SharePoint als Internetserver

Der Fachmann Michael Greth erwähnte im Vortrag, dass die Lizenz für die Verwendung des SharePoint Servers im Internet fünfstellig sei. Da wurde ich hellhörig und suchte nach Preisen für den SharePoint Server 2007.
Auf Deutsch gibt es keine Infos im Web aber hier auf Englisch.

[update 1.9.2009: ein Assistent für Microsoft Lizenzen kann helfen: http://www.microsoft.com/licensing/mla/default.aspx ]

Dazu kommt dann ja noch der SharePoint Designer 2007 und wahrscheinlich die Office 2007 Software... (Aber das sind ja dann Peanuts, Schluck!)

Interaktive Referenzhandbücher zum Vergleich 2003 und 2007

Um die Befehle in Office 2007 wiederfinden zu können, hat Microsoft drei kleine Flash-Programme zum kostenlosen Download veröffentlicht. Hier kann man interaktiv in Word, Excel und PowerPoint 2003 Befehle anklicken und es werden die Positionen der gleichen Befehle in der Version 2007 gezeigt.

Interaktive Referenzhandbücher zum Download bei Microsoft
...hier für Excel, aber unten auf der Seite sind weitere Downloads gelistet...


Interaktive Referenzhandbücher zum online Ansehen bei Microsoft

Update: Hier hat Microsoft mal alles auf einer Seite

Trainingsvideos zum SharePoint Designer 2007

Vorbereitung der Erstellung einer Website.

Heute mal den SharePoint Designer 2007 mit Verbindung zum SharePoint Server 2007 getestet. Es gibt Parallelen zu Frontpage, aber die ganze Technologie mit Webvorlagen für SharePoint ist sehr viel komplexer.
Das wird etwas dauern, bis ich die Möglichkeiten durchschaut habe.

Gute Informationen zum SharePoint Designer 2007 auf Englisch gibt es in Form von Trainingsvideos.

Internetseiten mit SharePoint-Technologie?

Vorbereitung der Erstellung einer Website.

Nach längeren Überlegungen haben wir beschlossen die Website eines kleinen Unternehmens mit SharePoint-Technologie umzusetzen.
Damit schießen wir zwar mit Kanonen auf Spatzen, aber es wird bestimmt interessant zu sehen, was da alles möglich ist.
Die Sharepoint Services 3.0 sind kostenlos und würden für eine Teamarbeit (z.B. während eines Projekts) ausreichen. Mit dem Office SharePoint Server 2007 kann aber das ganze Unternehmen zusammenarbeiten und damit werden wir auch die Website umsetzen.
Infos für den Überblick in einem Webcast oder bei Microsoft auf Webseiten.

Mehr dann demnächst auch hier.

Der Covey ist zu amerikanisch

Zeitmanagement mit Outlook 2003 geschult.

Auf der Basis der Bücher von Stephen R. Covey und Lothar Seiwert habe ich mir ein Schulungskonzept überlegt und musste feststellen, dass die Ideen von Covey für unsere deutsche Praxis nicht überzeugen. Das liegt vielleicht am amerikanischen Pathos...
Der Seiwert hat die Ideen von Covey geschickt "eingedeutscht".

Alle Animationen für Diagramme möglich ab 2007

PowerPoint 2003 zweite Stufe geschult.

Mit der Version 2003 können Diagramme in PowerPoint nur mit wenigen Animationseffekten verwendet werden, wenn man einzelne Kategorien nacheinander einblenden möchte (Blenden, Wischen oder Verblassen zuweisen und in den Effektoptionen auf dem Karteireiter "Diagrammanimation" z.B. "nach Kategorie" wählen). In der Version 2007 kann jede Animation zugewiesen werden (auch "Einfliegen").

www.looppool.de

Word 2003 zweite Stufe geschult.

Mailtext in Signatur als Vorlage

Outlook 2003 zweite Stufe geschult.

Eine Möglichkeit beim Erstellen von Mails Zeit zu sparen, ist es, wiederkehrende Texte als Signatur einzuspeichern und bei Bedarf diese Signatur einzufügen.
Signaturen erstellen: Menü "Extras", Optionen..., Karteireiter "E-Mail Format" (hier ist es möglich Word als Maileditor einzustellen) und die Schaltfläche "Signaturen..." klicken, um neue Signaturen zu erstellen.
Signaturen einfügen: Wenn Word als Maileditor eingestellt ist, sollte eine Signatur als Standardsignatur für neue Nachrichten eingestellt sein. In einer neuen Mail dann einfach per Rechtsklick auf die Standardsignatur das Kontextmenü mit den verschiedenen Signaturen aufrufen und den Text wählen.
Wenn Word nicht als Maileditor eingestellt ist, dann kann über das Menü "Einfügen" die Signatur an die markierte Stelle eingefügt werden.

Mit Pivot konsolidieren

Excel 2003 Datenanalyse mit Schwerpunkt Pivot geschult.

Pivottabellen sind prima geeignet zur Datenanalyse und sehr flexibel. Das kann auch für Konsolidierungen genutzt werden.

In der Version 2007 wird die Möglichkeit aber leider nicht sofort beim Einfügen einer Pivottabelle angeboten.
Erst muss eine neue Schaltfläche in die Multifunktionsleiste eingefügt werden: "PivotTable- und PivotChart-Assistent". Startet man dann mit dieser Schaltfläche, dann wird wie in Excel 97, 2000, 2002 und 2003 auch im ersten Fenster des Assistenten "mehrere Konsolidierungsbereiche" angeboten.

Auf das Bild klicken für eine größere Darstellung:

Wenigstens zwei Übungen für Pivot

Excel 97 (englische Version) Datenanalyse mit Schwerpunkt Pivot beim Kunden geschult.

Bei Pivottabellen weiß ich nie so recht, ob die Möglichkeiten tatsächlich verstanden wurden. Da sind Übungen auf jeden Fall eine gute Hilfe.

Für Dateneingaben zeige ich immer gern die Tastenkombination Strg+U (dann wird in die markierte Zelle das Gleiche eingetragen, wie in der Zelle darüber - "unten das Gleiche wie oben"). Bei der englischen Version von Excel ist das dann Strg+D.

Strg+R ist im Deutschen und Englischen identisch: rechts das Gleiche wie links.

Überstunde für eine Präsentation mit Excel

Excel 97 (englische Version) zweite Stufe geschult.

Ein Teilnehmer bat mich nach der Schulung ihm zu helfen.
Er muss eine Präsentation erstellen, die er dann in einem Hotel vor neuen MitarbeiterInnen zeigen wird.
Auf dem ersten Tabellenblatt in Excel hatte er bereits einen Übersichtsplan erstellt, der zeigt, welche Informationquellen es für Neulinge gibt.
Seine Frage war, wie er Hyperlinks einsetzen kann, um auf anderen Tabellenblättern dann Screenshots zu zeigen.
Ich habe ihm die Möglichkeiten gezeigt und gesagt, dass das ja auch in PowerPoint geht, aber er wollte bei Excel bleiben. Damit haben wir dann die Arbeitsblätter verwendet wie PowerPoint Folien...

16 machen müde

Excel 2003 erste Stufe geschult.

Mit 16 TeilnehmerInnen im Kurs war es doch ganz schön anstrengend. Jetzt bin ich ganz schön müüüüüüüüüüüüüüüüüüüüde.

Kunst und Infomüll

PowerPoint 2003 erste Stufe geschult.

Ein Online-Kunstprojekt zum Thema Infomüll. Participate! The Falling Times von Michael Bielicky, Kamila B. Richter und Dirk Reinbold.

Mal einen alten Bekannten im Kurs

Corel Draw 12 erste Stufe geschult.

Heute war mal ein alter Bekannter im Kurs, den ich wahrscheinlich 5 Jahre nicht gesehen habe. So klein ist die Welt.
Weil alle aus einem Betrieb kamen, habe ich einen Workshop nach den Wünschen der TeilnehmerInnen geschult. Viele Infos stark komprimiert.

Mit Admins macht es keinen Spaß

Outlook Workshop beim Kunden geschult.

Leider hatte ich heute nur Admins als Teilnehmer. Es gab merkwürdige Fragen und bei jedem Kontrollkästchen wurde hinterfragt, was es bedeutet.
Statt sich einfach über die vielen Möglichkeiten freuen, werden nur die Probleme oder Nachteile gesehen.
Stöhn!

Excelfunktionen auf Englisch und auf Deutsch übersetzt

Excel Workshop beim Kunden geschult.

Oft schule ich in Betrieben die mit englischer Software arbeiten. Die Funktionen in Excel kenne ich aber vor allem auf Deutsch. Hier ist eine Tabelle, die alle Funktionen auflistet und die deutsche neben der englischen Bezeichnung zeigt:
http://www.excel-center.de/excel/tablefktende.php
Einfach mit STRG+F das Suchenfenster öffnen, Namen eintippen und finden.

Abstand der Kopf- und Fußzeile zum Seitenrand

Excel Workshop beim Kunden geschult.

Ein Teilnehmer beschwerte sich, dass er in Excel die Abstände der Kopf- und Fußzeileneinträge zum Seitenrand nicht einstellen kann.
Mir ist das noch nie aufgefallen, aber er hat recht (bis inklusive Version 2003, mit 2007 lässt sich das einstellen).

Erinnerung nach dem Termin?

Outlook Workshop beim Kunden geschult.

Nachdem ich den Vorschlag gemacht hatte, einen Termin für die Führerscheinprüfung des Neffen einzutragen, fragte ein Teilnehmer, ob man die Erinnerung an diesen Termin auch so einstellen könnte, dass er nach dem Termin erscheint.

Also Bill... mach mal!

Eisenhower Diagramm für Outlook

Outlook Workshop beim Kunden geschult.

Schwerpunkte waren heute Kalender und Aufgaben. Bei den Aufgaben hatte ich mir überlegt die Prioritäten mit dem Eisenhower Diagramm zu erklären.
Als ich dieses Diagramm für das Einordnen von Aufgaben zeigte,

sagten die Teilnehmer gleich, dass sie es aus dem Buch "Die 7 Wege zur Effektivität" kennen. Daran kann man gut erkennen, welchen Einfluss Stephen R. Covey auch auf die Software-Literatur hat, denn im Buch "Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook" von Lothar Seiwert werden eine Menge Inhalte von Covey wiederverwertet.

Ich mache es natürlich auch...

Frontpage reicht oft aus

Webseiten für kleines Unternehmen gestaltet.

Heute mal einen Tag lang Webseiten mit Frontpage gestaltet. Mit einer dynamischen Webvorlage (Seite speichern als *.dwt) und Seiten, die darauf basieren (über Menü "Format" die Vorlage anfügen) ist das gut zu machen.

Nur mit einer Navigationskomponente klappte es gar nicht. Das war aber auch erst online sichtbar.
Woran es lag, war nicht zu klären, deshalb wurde die Navigation einfach ersetzt.

Schnell geschult

PowerPoint 2003 erste Stufe geschult.

Seltsame Gruppe heute, weil keiner Fragen gestellt hat und niemand Kommentare abgeben hat. Dadurch bin ich sehr schnell fertig geworden.
Oder lag es vielleicht auch daran, dass die TeilnehmerInnen inzwischen einfach mehr können und deshalb schneller mitarbeiten können?

Unverdächtig

"Darstellen mit Word, Excel und PowerPoint" geschult.

Ein Künstler (Hasan M. Elahi) veröffentlicht alles was er macht, um nicht als Terrorverdächtiger zu gelten.

Infos bei Telepolis

Versionen eines Dokuments in Word 2007 entfernt

Word 2003 dritte Stufe in Harsum geschult.

Bis zur Word-Version 2003 gibt es über das Menü "Datei" den Eintrag "Version", um in einem Dokument mehrere Versionen abspeichern zu können. Ab der Version 2007 gibt es den Befehl nicht mehr.
In den Schulungen sagen mir die TeilnehmerInnen aber auch immer wieder, dass sie einfach ein Dokument unter einem anderen Namen speichern und gut...

Microsoft möchte jetzt natürlich auch lieber Sharepoint für verschiedene Versionen einer Datei hervorheben, um Teamarbeit zu fördern und mehr Geld zu verdienen, aber da gibts auch Alternativen (O3Spaces).

Freihandanmerkungen können erst ab 2007 animiert werden

PowerPoint 2003 erste Stufe geschult.

Während der Präsentation kann unten links ein Stift ausgewählt werden, um auf die Folie zu zeichnen. Wenn die Präsentation beendet wird, können diese Freihandanmerkungen gespeichert werden.
Leider kann man aber diese gezeichneten Objekte nicht animieren. Erst mit der Version 2007 besteht diese Möglichkeit.

Goldener Schnitt in einer Software?

Word 2003 zweite Stufe in Harsum geschult.

Eine Teilnehmerin hatte die Idee, dass eine Software wie PowerPoint oder Word doch auch den goldenen Schnitt berechnen können müsste (etwa 1,618:1).
Erstmal könnte man die Berechnung ja mit Excel machen, aber das dafür dann in PowerPoint zum Beispiel auch noch eine visuelle Hilfe zu finden wäre, ist eine interessante Idee!
Gibt es ja noch nicht mal in Corel Draw oder Visio oder so...

Automatisch ablaufende Präsentation anhalten

PowerPoint 2003 erste Stufe geschult.

Für eine automatisch ablaufende Präsentation kann man über das Menü "Bildschirmpräsentation" den Eintrag "neue Einblendezeiten testen" wählen und die genauen Zeiten festlegen.
Wenn man aber den Ablauf unterbrechen möchte, um während der Präsentation eine Pause einlegen zu können (vielleicht um eine Frage zu beantworten), dann gibt es folgende Möglichkeiten: Rechtsklick und "Anhalten" wählen ODER auf der Tastatur "S" (Stop) drücken ODER auf die "Pause"-Taste drücken...

In einer Schleife immer wiederholen: über das Menü "Bildschirmpräsentation" den Eintrag "Bildschirmpräsentation einrichten..." wählen, um einstellen zu können, dass die Präsentation wiederholt wird bis "ESC" gedrückt wird. Und weiterhin findet man hier auch die Möglichkeit, eingestellte Zeiten nicht zu verwenden.

Einzelne Folienzeiten können angepasst werden über das Menü "Bildschirmpräsentation" und den Eintrag "Folienübergang".

PowerPoint macht schon Spaß!

Kennzeichnen in Outlook 2007 verbessert

Outlook 2003 zweite Stufe in Krottorf geschult.

Bei Outlook 2003 kann ich ja auch schon für den Empfänger einer Nachricht eine Erinnerung hinzufügen. Mit Outlook 2007 ist das jetzt noch besser, weil eine separat eingestellte Kennzeichnung für mich und für den Empfänger möglich ist.
Die Erinnerung wird auch eingeblendet, wenn die Mail nicht im Posteingang liegt (2003 war das noch nicht so...). Nur auf die vielen Farben für die Fähnchen muss man jetzt verzichten. Aber die Kategorien bringen jetzt ja Farben mit und damit kann Outlook weiterhin das Erscheinungsbild eines Kindergeburtstags bekommen...

Zeilen nach Inhalten einfärben

Excel 2003 erste Stufe geschult.

Eine Teilnehmerin wollte gern in Ihrer Liste Zeilen einfärben. Das sollte in Abhängigkeit von einem bestimmten Eintrag in einer Spalte automatisch passieren.
Mit bedingter Formatierung lässt sich das einstellen und beim Sortieren bleiben die Einfärbungen mit den Zeilen verbunden.
Einerseits muss die Funktion "IDENTISCH" eingesetzt werden, aber außerdem muss der gemischte Bezug beachtet werden, damit wirklich die gesamte Zeile eingefärbt wird.

Markierung (und Ergebnisdarstellung):


Bedingte Formatierung:


Dann die Formatierung auf die anderen Zeilen übertragen.

Seit 11 Jahren NetArt / Netzkunst

Word 2003 dritte Stufe geschult.

In einer Tabelle in Word kann die optimale Spaltenbreite per Doppelklick auf die Rahmenlinie zwischen den Spalten erreicht werden.



Kunst kann auch im Web stattfinden. Das zeigt Turbulence seit 11 Jahren. Jede Menge Netzkunst kann hier betrachtet werden.

STRG+A

Excel 2003 Strukturiertes Auswerten mit PivotTable geschult.

Erst ab der Version 2003 wird in Excel mit STRG+A der zusammenhängende Bereich markiert. Als ich es heute im Schulungsraum zeigte, funktionierte die Tastenkombination bei einem Teilnehmer nicht und es wurden alle (etwa) 16 Millionen (genau: 65536 mal 256) Zellen im Blatt markiert. Auf seinem Rechner war Excel 2002 installiert.

Jede Menge Effekte

Corel Draw 11 zweite Stufe geschult.

Heute habe ich sehr viel Zeit mit dem Zeigen von Effekten verbracht. Schatten, Transparenz, Extrusion und interaktive Kontur sind ja nur eine Auwahl von den vielen Möglichkeiten, die Corel anbietet.



Siehe dazu auch "Ostern"

Microsoft ist einfach nicht konsequent

Word 2003 erste Stufe beim Kunden geschult.

Ein Teilnehmer machte mich heute darauf aufmerksam, dass Microsoft nicht konsequent ist bei der Erstellung der Programme.
Wenn man die Titelleiste von Excel und Word vergleicht, fällt auf, dass in Word erst der Name der Datei erscheint und dann der Name des Programms, und in Excel ist es umgekehrt.
Mir ist das in all den Jahren nie aufgefallen ;^)

Excel 2003 Befehle in 2007

Excel 2003 Strukturiertes Auswerten mit PivotTable geschult.

Wer die Befehle aus 2003 in Excel 2007 sucht kann hier Infos finden.
Ganz unten auf der Webseite die "Zuordnungsarbeitsmappe auf der Excel-Multifunktionsleiste" als Download (wieder grausig übersetzt oder nur schlecht formuliert...).

Vorsicht beim Verpacken für CD in PowerPoint 2007

PowerPoint 2003 Vertiefung beim Kunden geschult.

Wenn PowerPoint 2007 verwendet wird und über das "Office" Menü "Veröffentlichen" und "Verpacken für CD" gewählt wird, erscheint einmal eine Warnmeldung, dass die Inhalte in das alte Format konvertiert werden.
Das liegt wohl daran, dass der PowerPoint Viewer 2007 nicht von CD oder USB-Stick gestartet werden kann.
Soll dennoch das aktuelle Format *.pptx gewählt werden, dann muss im Dialogfenster "Verpacken für CD" über "Optionen..." "Paket archivieren (Dateiformate nicht aktualisieren" aktiviert werden.

"Form" - Kunst im Web

PowerPoint Grundlagen zweiter Tag beim Kunden geschult.

Schöne Netzkunst, die nur aus Formularelementen in HTML besteht, gibt es von Alexei Shulgin im Web.

Mehr solcher Sachen ansehen?

PowerPoint Links (Tipps und Tricks im Web)

PowerPoint Grundlagen erster Tag beim Kunden geschult.

Hier mal ein paar Links von empfehlenswerten Webseiten zu PowerPoint. Irgendwie hängen die Leute alle zusammen, die hier schreiben. Es sind aber ExpertInnen und sie schreiben gewissenhaft.
PowerPoint FAQs
PowerPoint 2007 Blog
PowerPoint Television

Web Kunst Projekte

PowerPoint 2003 zweite Stufe geschult.

Beim Diacenter gibt es Artists' Web Projects...

PowerPoint Dateien komprimieren

PowerPoint 2003 erste Stufe geschult.

Es ging mal wieder um riesengroße Dateien. Mit Doppelklick auf ein Foto und "Komprimieren" kann ja schon einiges verkleinert werden, wenn die Bilder alle auf 96 dpi eingestellt werden.
Auch als PDF-Datei ist eine PowerPoint-Präsentation oft kleiner.
Hier noch zwei Softwareprodukte zum PowerPoint-Dateien Komprimieren:
PPTminimizer und NXPowerLite

Marginalien oder Randbemerkungen in Word

Word 2003 zweite Stufe geschult.

Schön sind Formatvorlagen zum einheitlichen Gestalten von Texten.

Für Randbemerkungen kann ein Positionsrahmen verwendet werden, den man aus einem Textfeld erstellen kann.

Hier die Einstellungen für den Positionsrahmen der Randbemerkungen enthalten könnte.

Biostruktur war ok...

Excel erste Stufe geschult.

Heute das erste Mal von der Biostrukturanalyse gehört. Eine Teilnehmerin erzählte, dass sie Vertriebsmitarbeiter schult und dabei die Biostrukturanalyse anwendet.
Da habe ich doch gleich mal gesucht und eine schöne Abbildung gefunden (wichtig sind auch die Farben).
Großhirn
Selbst-Bestimmung
Distanz
Planung
Rationalität
Zwischenhirn
Selbst-Behauptung
Status
Impulsivität
Emotionen
Stammhirn
Selbst-Erhaltung
Gesellung
Gewohnheiten
Instinkte

Vielleicht lese ich nochmal ein Buch dazu...

Dateiname und Pfad in Fußzeile von Folien

PowerPoint 2003 erste Stufe geschult.

Bis heute gibt es keine Möglichkeit den Dateinamen und den Pfad einer Präsentation in PowerPoint in die Fußzeile der Folien zu bekommen.
Ständig möchten das SchulungsteilnehmerInnen und auch in der Version 2007 ist es nicht möglich.
Da hilft nur ein Makro:
Mit ALT+F11 den VBA-Editor öffnen und schreiben:
Sub DateinameInFusszeile()
with ActivePresentation
if .HasTitleMasterThen
.TitleMaster.HeadersFooters.Footer .Text=.FullName
.TitleMaster.HeadersFooters.Footer.Visible = msoTrue
end if
.SlideMaster.HeadersFooters.Footer.Text = ActivePresentation.FullName
.SlideMaster.HeadersFooters.Footer .Visible = msoTrue
End With
End Sub

Mit Kunst im Web spielen

Excel 2003 dritte Stufe geschult.

Zur documenta X gab es prima Netzkunst und viele Informationen zu den Möglichkeiten des "neuen" Mediums.
Diesmal ist auf der documenta alles anders: es sieht aus wie auf einer Kunstmesse und leider braucht man wenigstens 7 Tage Zeit, um sich einigermaßen zufriedenstellend mit dem Ganzen auseinandersetzen zu können.
Aber Netzkunst ist doch hoffentlich noch nicht tot? Hier ein "altes" Netzkunststück von Maciej Wisniewski: Jackpot (Viel Glück!)

Nicht alle Makros aus 2003 werden in 2007 funktionieren

Word 2003 dritte Stufe geschult.

Ich zeichne immer gern ein Makro auf, bei dem in die Fußzeile der Autotext "Seite X von Y" eingefügt wird. Damit ich nicht jedesmal die Seitenzahl und die Seitenanzahl in das Dokument über Menü "Ansicht" und "Kopf- und Fußzeile" einfügen muss.

Wenn ich aber versuche dieses Makro aus der Normal.dot von Word 2003 in Word 2007 auszuführen, dann gibt es eine Fehlermeldung, weil Word 2007 den Autotext "Seite X von Y" nicht kennt.

Eine Norm für Flussdiagramme gibt es eigentlich nicht

Visio 2003 erste Stufe geschult.

Immer wieder gibt es Fragen nach der "richtigen" Darstellung von Flussdiagrammen. Leider findet man viele Varianten und in Visio eben auch verschiedene.
Wer da mehr nachschlagen möchte:
DIN 66262
DIN 66001
ISO 5807

und unter der Webadresse: www.bpmn.org . Für diese "Norm" werden auch Visio-Shapes zur Verfügung gestellt. Die sind aber nicht professionell erstellt worden.

Weiterhin kann ich auch empfehlen, mal die Flussdiagrammnamen (EPC [ereignisgesteuerte Prozessketten], TQM, Audit) bei Wikipedia einzugeben.

Mit Word 2007 ein Literaturverzeichnis erstellen

Word 2003 zweite Stufe geschult.

Bei Inhaltsverzeichnissen und Fußnoten arbeitet Word 2003 ja ganz gut, aber mit den Literaturangaben hapert es ein wenig.
Mit der Version 2007 wird das einfacher: über den Punkt "Verweise" können Zitate eingefügt werden. Gemeint ist hier, dass die Quellenangabe vorgenommen werden kann und diese verkürzt in den Text eingebaut wird. Dann kann später das Literaturverzeichnis schnell eingesetzt werden.
Die Quellen werden separat gespeichert, damit man auch in anderen Texten darauf zurückgreifen kann.

Eine Skulptur online erstellen

PowerPoint 2003 zweite Stufe geschult.

Hier ist es möglich eine Skulptur online zu erstellen und dann auszustellen.
Das Smithsonian Washington macht es möglich im Hirshhorn Museum online. Suchen sie nach "create a sculpture".

Datumsdatensätze zu Quartals gruppieren

Strukturiertes Auswerten von Exceldateien mit Pivot geschult.

Bei Datensätzen mit Datum bietet Pivot die Möglichkeit schnell die Informationen zu Quartals zusammen zu fassen.
Nach dem Einfügen des Feldes mit einzelnen Datumsangaben als Zeile oder Spalte einen Rechtsklick auf ein Datum machen und im Kontextmenü "Gruppierung..." wählen. Im Dialogfenster kann der Zeitraum ausgewählt werden und die Zusammenfassung als Monat, Quartal, Jahr.
Dann mit OK bestätigen und ggf. mit Rechtsklick auf das Beschriftungsfeld die Eigenschaften ändern und Teilergebnisse aktivieren / deaktivieren.
Vorher:

Gruppierungseinstellungen:

Nachher:

Herbert W. Franke wird 80

Outlook 2003 erste Stufe geschult.

Computer und Software für Kunst verwenden?
Herbert W. Franke ist ein Pionier und wird 80.
HIER GIBT ES INFOS

Und zum Selber-Kunst-Machen hier ein Programm von Herbert W. Frank zum Download: Mondrian

Mobiltelefonmanie Teil 2

Excel 2000 erste Stufe geschult.

Diesmal der Gipfel der Unhöflichkeit: das Mobiltelefon einer Teilnehmerin klingelt während der Schulung und sie telefoniert im Schulungsraum, als ob sie in einer Telefonzelle wäre.

Mobiltelefonmanie

Excel 2003 zweite Stufe beim Kunden geschult.

Wenn ich beim Kunden schule, haben die TeilnehmerInnen leider den Arbeitsplatz gleich nebenan und bleiben deshalb oft länger in der Pause. Heute hatte ich allerdings Leute, die ohne ihr Mobiltelefon offenbar keine 10 Minuten leben könnten.
Ständig lief einer raus zum Telefonieren.

Alternative Google Text und Tabellen

Excel 2003 erste Stufe beim Kunden geschult.

Nichts gegen Excel, aber bei Google gibt es die coole Alternative:
Google Text & Tabellen
Damit kann man auch gemeinsam online an einer Datei arbeiten und die grundlegenden Funktionen einer Tabellenkalkulation können hier genauso wie in Excel eingesetzt werden.
Die Karteireiter anstelle der Menüs erinnern sehr stark an die Multifunktionsleisten (Ribbons) in Office 2007.

Fragen nach der HTML Schulung

HTML zweite Stufe geschult.

HTML Fragen

Welches ist der Befehl für die größte Überschrift in HTML?
a.) <ü>
b.) <h1>
c.) <h3>
Richtig: b

Wofür steht CSS?
a.) Call Stop Service
b.) Das ist eine Fanatasieabkürzung
c.) Cascading Style Sheets
Richtig: c

Welche Dateiendung hat eine ausgelagerte Formatedatei in einem Webangebot?
a.) *.doc
b.) *.xls
c.) *.css
Richtig: c

Welches ist der Befehl zum Start eines Tabellenaufbaus in HTML?
a.) <table>
b.) <tabelle>
c.) <t>
Richtig: a

Macht Excel krank?

Excel erste Stufe geschult.

Ein Teilnehmer meinte, dass er überhaupt nicht mit Excel klar kommt. Die Arbeit mit Excel macht ihn krank.
Hier ein aktuelles Excelopfer (gut zu erkennen sind die tiefen Excelnarben):


Vielleicht gibt es Hilfe: einerseits ein Training bei mir (wirkte ganz gut), andererseits das Institut für mediale Krankheiten!

Silberlicht (er)scheint

HTML erste Stufe geschult.

Bei Microsoft passiert viel: Nach Windows und Office jetzt die Webdesign-Offensive:
Expression kommt und Silverlight zeigt was es kann.

(Microsoft:"Silverlight is a cross-browser, cross-platform plug-in for delivering the next generation of Microsoft .NET–based media experiences and rich interactive applications for the Web.")