Multifunktionsleiste anpassen III

Excel 2007 zweite Stufe geschult.

Wie ich bereits zwei mal schrieb (im Februar 2008 und im April 2007), lässt sich die Multifunktionsleiste in Office 2007 anpassen, aber entweder nur umständlich oder mit Software.
Hier dazu noch ein Programm: der RibbonCreator (offenbar mit Schwerpunkt für Access), eine kostenlose Testversion gibt es im Downloadbereich.

Visioshapes verknüpft in PowerPoint einfügen und animieren

Visio 2003 erste Stufe geschult.

Um Flussdiagramme oder andere Visio-Zeichnungen in PowerPoint-Folien verknüpft einfügen zu können, darf man nicht ungruppierte Shapes kopieren.

Wenn ich also eine Verknüpfung brauche, dann gruppiere ich erstmal die Teile, die ich in PowerPoint später auch animieren möchte. Danach kopiere ich eine Gruppe in Visio und wenn ich in PowerPoint meine Folie gewählt habe, dann wähle ich den Befehl "Inhalte einfügen..." im Menü "Bearbeiten" und setze den Inhalt aus der Zwischenablage verknüpft ein (links "Verknüpfung einfügen" aktivieren und "OK"). Wenn ich ungruppierte Shapes in Visio kopiert habe, ist der Befehl "Verknüpfung einfügen" grau hinterlegt.

Shapes mit Verbindung einfügen in Visio 2003

Visio 2003 erste Stufe geschult.

Wer mit der Vorlage für Flussdiagramme arbeitet, kann neue Shapes gleich mit Verbindung in das Blatt ziehen. Dafür muss nur vorher das Werkzeug "Automatischer Verbinder" aktiviert werden.


Dann wird das neu hineingezogene Shape gleich mit dem vorher eingefügten Shape verbunden.

"Microsoft Office 2003 Assistent zum Speichern eigener Einstellungen" ist jetzt "Windows-EasyTransfer"

Outlook 2007 Workshop geschult.

Wenn die eigenen Einstellungen in Office 2007 übernommen werden sollen auf einen anderen Computer, dann gibt es dafür jetzt nicht mehr den Assistenten zum Speichern eigener Einstellungen wie bei Office 2003 in den Office-Tools. Aber Windows Vista bringt gleich ein Programm zum Sichern vieler Sachen mit: Windows-EasyTransfer (Infos).

Für Windows XP kann diese Software kostenlos von Microsoft bezogen werden:
Windows-Easy Transfer für Windows XP Downloadseite

Dateiname und Pfad in Word 2007

Neues in Office 2007 geschult.

Leider gibt es den Autotext zum Einfügen von Dateiname und Pfad in Word 2007 nicht mehr.

Dafür über den Karteireiter "Einfügen" in der Multifunktionsleiste auf "Schnellbausteine" klicken. Dann "Feld..." wählen und im Dialogfenster links auswählen "FileName" und rechts noch aktivieren "Pfad zum Dateinamen hinzufügen".

(Klicken Sie auf das Bild zum Vergrößern)


Wenn die Info mit OK in das Dokument übernommen wurde, dann sollte man das noch markieren und über "Schnellbausteine" und "Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern..." so abspeichern, dass es beim nächsten Mal gleich über "Schnellbausteine" eingefügt werden kann. Zum Beispiel auch in der Fußzeile...

Schnellbausteine in Office 2007 für Outlook und Word gemeinsam nutzen

Neues in Office 2007 geschult.

Beim Verwenden der Schnellbausteine in Word und Outlookmails fällt auf, dass es zwei verschiedene Speicherort sind, in denen diese nützlichen Zeitsparer gespeichert sind. Besser wäre eine Möglichkeit die Bausteine in Word und Outlook nutzen zu können.
Dafür kann eine Verknüpfung zur NormalEmail.dotm im Ordner STARTUP für Word gespeichert werden.
Damit werden die Bausteine aus Outlookmails auch in Word zu sehen sein und beim Speichern neuer Bausteine in Word kann auch die NormalEmail.dotm als Speicherort ausgewählt werden.

Ergänzung: Für Makros, die das Einfügen von Schnellbausteinen beinhalten, ist diese Lösung allerdings total unbrauchbar, weil es dann eine Fehlermeldung beim Ausführen des Makros gibt.

Teil aus einer Zelle extrahieren

Excel 2003 zweite Stufe geschult.

Einerseits kann man ja Inhalte aus Excelzellen, die zum Beispiel mit einem Leerzeichen getrennt sind, über den Befehl "Text in Spalten" aus dem Menü "Daten" in eine vorher eingefügte neue Spalte zertrennen.
Dieser Befehl erfordert aber eine gewisse Vorarbeit und wird nicht automatisch bei einer Übernahme mit einem SVERWEIS ausgeführt.
Wer so etwas braucht, könnte mit der Funktion LINKS eine bestimmte Menge Zeichen von der Linken Seite eines Inhalts in eine andere Zelle übernehmen. Was aber, wenn es immer eine andere Anzahl von Zeichen ist und nur ein trennendes Zeichen die Markierung wäre?

Hier eine Kombination von zwei Funktionen:
=LINKS(B1;SUCHEN("-";B1)-1)
Bedeutet: in der Zelle B1 befindet sich eine Zeichenfolge, die bis zum Bindestrich angezeigt werden soll.

Streifen in Wordtabellen anpassen

Word 2003 dritte Stufe geschult.

Für umfangreiche Wordtabellen kann eine Formatierung gewählt werden, bei der jede zweite Zeile eingefärbt ist. Über das Menü "Tabelle" den Eintrag "Autoformat für Tabelle..." wählen und im Dialogfenster eine Formatierung wählen mit dem Zusatz "Liste" (zum Beispiel: Tabelle Liste 1).
Wie kann dieses Format angepasst werden?
Beim Ändern des Formats muss man darauf achten, dass die Formate für gerade und ungerade Zeilen unterschiedlich eingestellt werden können.

Wer ein eigenes Format dafür erstellen möchte, findet bei Microsoft eine Anleitung.
Unter dem Titel "Erstellen und Anwenden eines Streifen-Tabellenformats"

Bring eine Pflanze im Netz zum Wachsen...

PowerPoint 2003 Level 1 in Hildesheim geschult.

Etwas Netzkunst von Stefan Riebel, der auch mal in Hildesheim war:
The Pixel Plant
Eine virtuelle Pflanze, die jedesmal etwas wächst, wenn sie besucht wird. Also los!

Alte Autotexte als Schnellbausteine weiterverwenden

Word 2007 Level 2 vorbereitet.

Wer mit den älteren Word Versionen viele Autotexte gespeichert hat, der möchte diese auch in Word 2007 als Schnellbausteine weiterverwenden.
Dafür sollte man eine Kopie der "alten" normal.dot in den Ordner Startup legen, hier der Ort:

C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\STARTUP

(ggf. erstmal die ausgeblendeten Ordner anzeigen lassen)

Zellinhalt mit Bildlaufleiste ändern

Excel 2003 für Controller geschult.

Es kommt immer wieder gut an, wenn ich die Möglichkeit zeige, in Excel eine Bildlaufleiste einzusetzen, um den Wert in einer Zelle zu verändern:
Erstmal die Formularsymbolleiste einblenden (in Version 2007 über den Reiter "Entwicklertools" "Einfügen" wählen). Dann eine Bildlaufleiste in das Tabellenblatt zeichnen. Mit Rechtsklick auf die erstellte Bildlaufleiste kann "Steuerelement formatieren" erreicht werden und die Eigenschaften können so angepasst werden, dass eine bestimmte Zelle mit der Leiste verändert wird (Zellverknüpfung).

Vorsicht mit DotNetNuke-Seitennamen

Der Name einer neuen Seite in DotNetNuke sollte bei einem Umlaut besser umschrieben werden (ü als ü und Ü als Ü eingeben und so weiter), weil sonst auch in der URL nachher ein Umlaut erscheint und damit Schwierigkeiten auftreten könnten. Siehe dazu auch die Tipps in SELFHTML.
Da sieht man mal wieder, dass die Amerikaner nicht auf andere Sprachen Rücksicht nehmen.

Desktopbenachrichtigung mal eben aus stellen

Outlook Stufe 1 und Stufe 2 geschult.

Die Desktopbenachrichtigung bei einer neuen Mail in Outlook lenkt nur von der Arbeit ab. Wenn mal eine Phase in Ruhe gearbeitet werden soll, dann ist es besser, dieses Fenster für neue Nachrichten in Outlook zu deaktivieren.
Das ist ja auch ganz leicht per Rechtsklick auf das Outlook-Symbol im Systray (rechts unten bei der Uhr) möglich.

Beatles oder Stones, Bayern oder BVB, Outlook oder Notes

Outlook 2003 englische Version geschult.

Die Teilnehmer sind aus einem Unternehmen, das vor einem Monat von Lotus Notes auf Microsoft Outlook umgestellt hat. Einige haben sich bei jedem Thema beschwert, weil Notes ihrer Meinung nach alles viel besser kann als Outlook.
Dass es auch Dinge gibt, die Outlook kann und Notes nicht, ist nicht bei allen angekommen. Mir kam es so vor, als ginge es eher um einen Prinzipienstreit. Genauso unwichtig wie der Streit, ob die Beatles oder die Stones besser sind oder waren.
Wenn ich die Software im Unternehmen verwenden muss, dann kann ich doch nicht lange der anderen Software hinterherweinen. Für die Schulungen waren die Diskussionen jedenfalls nur kontraproduktiv, weil sie uns vom Wesentlichen abgehalten haben.

Mails ausdrucken in Outlook mangelhaft

Outlook 2003 erste Stufe geschult.

Viele beschweren sich, dass es keine vernünftigen Druckeinstellungsmöglichkeiten in Outlook gibt. Bei HTML-Mails werden die Infos über Anhänge nicht gedruckt und bei Nur-Text- oder Rich-Text-Mails kann nicht einfach nur die erste Seite oder der markierte Bereich gedruckt werden (seit Version 2007 auch nicht in HTML-Mails). Wird eine Mail in der Version 2007 über das Menü "weitere Aktionen" im Browser geöffnet, dann kann zwar eingestellt werden, dass nur eine Seite gedruckt werden soll, aber die Detailangaben des Memo-Druckformats fehlen.

Mit Outlook 2007 kann in einer geöffneten Mail ganz rechts in der Multifunktionsleiste die Schaltfläche "an OneNote senden" weiterhelfen. Im Notizprogramm sind alles Infos sichtbar und der Drucken-Dialog enthält die gewünschten Möglichkeiten.
Ich dachte schon OneNote braucht keiner...

Vergleich zwischen SharePoint Services und Server...

(SharePoint Workshop mit Kollegen durchgeführt)
... ist nicht leicht!
Die SharePoint Services sind kostenlos beim Windows Server 2003 enthalten, der Office SharePoint Server kostet Geld. Was ist denn der genaue Unterschied zwischen Windows SharePoint Services (WSS) und dem Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)?
Eine detaillierte Antwort findet man bei Microsoft unter der Überschrift "Welche SharePoint-Technologie ist die richtige für Sie?".
Einiges zu lesen, aber wenn man es wissen möchte...

Wo ist der Eintrag "Verknüpfung bearbeiten" in Excel 2007?

Excel 2003 zweite Stufe geschult.

Wer mit Verknüpfungen zwischen Excelmappen arbeitet, kennt vielleicht die Möglichkeit aus Excel 2003 über das Menü "Bearbeiten" den Eintrag "Verknüpfungen" zu wählen und dort z.B. eine Verknüpfung zu löschen, die nicht mehr aktualisiert werden muss.
In Excel 2007 ist diese Möglichkeit leider kaum sichtbar versteckt: über das Office-Menü den Eintrag "Vorbereiten" auswählen und am Ende des Untermenüs den kleinen Pfeil mit dem Mauszeiger berühren dann "Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten" klicken.

DotNetNuke als Testumgebung ist einfach, aber...

Vorbereitung der Erstellung einer Website.

Wenn man mit DotNetNuke eine Website erstellen möchte, dann kann man für Testzwecke erstmal Entwicklersoftware kostenlos bei Microsoft bekommen und nach einer Registrierung ein StarterKit bei DotNetNuke erhalten.
Leider muss für eine Installation auf einem InternetInformationServer mit SQL-Server etwas mehr beachtet werden. Z.B. alle asp.net-Versionen einheitlich auf 2.x und die Berechtigungen auf NTFS-Ebene beachten (das wäre dann aber leider noch nicht alles!).
Wenn es dann aber läuft, kann schnell Inhalt eingepflegt werden.

Ein Wiki mit SharePoint macht Sinn

SharePoint-Workshop vorbereitet.

Wer mit SharePoint (entweder mit den kostenlosen Services 3.0 oder dem SharePoint Server) ein Wiki erstellt oder verwendet, kann sich benachrichtigen lassen, wenn etwas geändert wurde.
Damit hat man einerseits ein Kontrollinstrument, aber auch eine gewisse Motivation, dass etwas eingetragen werden sollte.

Öffentliche Ordner schneller erreichen

Outlook 2003 zweite Stufe geschult.

Wer viel mit Öffentlichen Ordnern in Outlook arbeiten muss (um gemeinsam Kontakte verwenden zu können oder einen Firmenwagenkalender oder einen Mailordner mit Diskussionsbeiträgen), der kann auf den jeweiligen Öffentlichen Ordner einen Rechtsklick ausführen und im Kontextmenü "zu Favoriten hinzufügen..." wählen. Danach sind die favorisierten Öffentlichen Ordner auch als weitere Ordner in den Hauptbereichen zur Verfügung.