Outlook Kategorien gemeinsam nutzen, ergänzen und aktualisieren

Outlook bietet die Möglichkeit mit Kategorien in verschiedenen Bereichen Gruppierungen vorzunehmen und damit den Überblick über eine Unmenge von Elementen zu behalten.

Im Netzwerk mit Exchange möchte man vielleicht mit mehreren BenutzerInnen die gleichen Kategorien verwenden. Auch damit beim Austauschen von Elementen (z.B. Kontakten) nicht immer wieder die eigenen Kategorien zugewiesen oder überarbeitet werden müssen.

Eine Möglichkeit, eine einheitliche Kategorienliste zu verwenden, wird bei Microsoft beschrieben: "Konfigurieren von Kategorien in Outlook 2007". Mit Gruppenrichtlinien können Kategorien für alle im Netzwerk einheitlich und aktuell verwendet werden.

Oder man greift auf eine Software zurück, den "Category Manager" (kann auch kostenlos getestet werden). Auf jeden Fall lohnt sich die Lektüre dieses informativen Artikels über Outlook Kategorien von den Machern der Software: "Workshop Outlook Kategorien", wo auch noch genauer auf die Unterschiede zwischen Outlook 2007 und den Vorgängerversionen eingegangen wird.

Speicherplatz online bei Microsoft

Kostenloser Speicherplatz online bei Microsoft nach Anmeldung:

einerseits...
...windowslive als Onlinelaufwerk für Fotos, Dokumente etc. mit 25 GB Speicherplatz
andererseits...
...officelive mit 5 GB Platz für Officedokumente, Aufgaben, Kontakte und Kalendereinträgen. Hier besteht die Möglichkeit direkt aus Word, Excel oder PowerPoint Dateien zu öffnen oder zu speichern (mit einer kleinen kostenlosen Zusatzsoftware).

Office Live erinnert an SharePoint, weil hier auch Aufgaben, Kontakte und Kalendereinträge in Arbeitsbereichen gesammelt werden können. Freigaben für eine Zusammenarbeit sind ebenfalls möglich.

Schönes Zusatzprogramm für Outlook

Bei Outlook kommt es immer mal wieder vor, dass Informationen doppelt auftreten. Dafür kann man diese Software nutzen und Duplikate entfernen (Mails, Kontakte etc.).

Vielleicht haben Sie auch das Problem, dass die Telefonnummern aus den Outlook-Kontakten nicht für das Mobiltelefon verwendet werden können, weil unlesbare Zeichen enthalten sind. Diese Software vereinheitlicht alle Telefonnummern nach eigenen Wünschen, also z.B. ohne Klammern...

Bei Kontakten ändert sich manchmal der Firmenname. Wenn jetzt 25 Kontakte in dieser Firma beschäftigt sind, dann kann diese Software helfen, übergreifend die Einträge zu suchen und zu ersetzen. Das funktioniert auch mit vielen weiteren Feldern.

Die Schulferien für Deutschland und die Schweiz können importiert werden und so weiter und so fort...

Lauter nützliche Sachen können mit Outlook Tools gemacht werden und nach einer Testphase kann das Programm für 30€ freigeschaltet werden.

Da kann man schon mal Werbung machen!

Texterkennung OCR mit OneNote 2007

Kann man mit Office 2007 eine Texterkennung durchführen (OCR-Optical Character Recognition)? Ich musste einen gedruckten Text überarbeiten, den ich nicht als Worddatei gespeichert habe.

Erstmal den Ausdruck einscannen und als JPG- oder TIF-Datei speichern.
Dann OneNote 2007 starten und das Bild über das Menü "Einfügen" - "Bilder" - "aus Dateien..." in eine Notizbuchseite einfügen. Jetzt nur noch einen Rechtsklick auf das Bild und im Kontextmenü den Eintrag "Text aus Bild kopieren" wählen.

Der Text kann aus der Zwischenablage z.B. in Word wieder eingefügt und bearbeitet werden.

Wordtext in einer Mail versenden mit Word 2007

Wenn ich in Word 2007 über die Office-Schaltfläche "Senden" auswähle, dann kann ich den Inhalt des Worddokuments nur an die Mail anhängen.

Wenn aber der Wordtext der Inhalt der Mail sein soll, dann muss ich mir dafür eine Schaltfläche in die Schnellzugriffleiste hinzufügen:

Rechtsklick auf die Schnellstartleiste und "Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen..." wählen.

Dann unter "Befehle auswählen" einstellen, dass "alle Befehle" gezeigt werden sollen.

Jetzt den Befehl "An E-Mail-Empfänger..." in der alphabetischen Liste suchen und nach rechts übernehmen.

Damit lassen sich dann auch Wordformulare ausgefüllt per Mail versenden.

Aber vor dem Einsatz gut testen, weil z.B. die Kontrollkästchen beim Empfänger nicht sichtbar sind.

Beispiel Telefonnotiz:

Dialogfenster "möchten Sie die Datei öffnen oder auf ihrem Computer speichern" erscheint nicht mehr in Outlook

... weil man einmal den Haken entfernt hat und dann nie wieder gefragt wird.

Wie bekomme ich das Dialogfenster "möchten Sie die Datei öffnen oder auf ihrem Computer speichern" zurück?

Wenn das Dialogfenster nicht mehr erscheint, dann können Angaben in der Registry geändert werden.

je nach Dateityp bei:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\...\
bedeutet
00 00 00 00 = Dialogfenster zeigen
00 00 01 00 = einfach öffnen, kein Dialogfenster zeigen

Beispiele:
Word 2007 DOCX Erweiterung: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\Word.Document.12

DOC Erweiterung:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\Word.Document.8

Adobe PDF:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\AcroExch.Document

Bei mir hat es zumindest geklappt. BITTE VORSICHT in der Registry

Wo sind die Autokorrektureinträge und wie können sie in eine neue Office-Version übernommen werden

Die Autokorrektureinträge sind entweder in einer Datei (mso.acl) oder, wenn sie mit Formatierung übernommen wurden, in der Dokumentvorlage gespeichert.
Was zum Beispiel in Word ohne Formate gespeichert wurde, steht dann auch in PowerPoint oder Excel zur Verfügung.
Wenn man seine vorhandenen Einträge aus der Autokorrektur in die neue Office-Version übernehmen möchte, dann hilft eine Datei mit Makro von einem Experten.
Hier zum Download: http://word.mvps.org/faqs/Customization/ExportAutocorrect.htm.

Malen wie Picasso im Web

Für den Spaß zwischendurchmal: Online malen wie Picasso mit Mister Picassohead. In der Galerie sind schon viele schöne Gemälde zu finden. Mit wenigen Mitteln lassen sich schöne Sachen machen.

Nur das erste Zeichen als Großbuchstaben in Excel

Excel Inhalte für ECDL durchgesehen

Für das groß setzen von Buchstaben aus einer Zelle kann die Funktion GROSS verwendet werden. Wenn aber nur der erste Buchstabe groß sein soll, dann heißt die Funktion GROSS2. Funktioniert auch bei mehreren Zeichenfolgen: aus "tim knopf" wird "Tim Knopf".

Beim Präsentieren und in Folien zoomen mit ZoomIt

PowerPoint-Präsentation vorbereitet.

In PowerPoint-Folien ist das Zoomen während der Präsentation häufig ganz nützlich (siehe dazu auch meinen Eintag über PPTPLEX), aber auch wenn z.B. mit Visio präsentiert wird oder einfach nur bestimmte Bildschirminhalte auf dem Beamer vergrößert werden sollen.
Dafür ist das Tool ZoomIt (kostenlos) sehr brauchbar. Denn damit kann alles vergrößert werden, was über den Bildschirm oder Beamer gezeigt wird.
Erst das Programm starten, dann mit der Tastenkombination STRG+1 den Zoommodus starten und mit dem Mausrad heran- oder herauszoomen. Bewegt man die Maus, dann wird der Bildschirmausschnitt verschoben. Wird dann STRG+4 gedrückt, dann kann mit gedrückter Maustaste gezeichnet werden. Mit ESC wird der Modus beendet.
Speziell mit Vista ist das ganze noch etwas schöner zu verwenden und eine Pausenuhr die einen Countdown zeigt gibt es auch noch mit dazu.
So sieht das Programm aus:

Während der Präsentation in Folien zoomen mit pptPlex

PowerPoint 2007 vorbereitet.

Ein schönes Add-In für PowerPoint 2007 ermöglicht eine neue Form der Präsentation: zu Beginn gibt es einen Überblick, zum Beispiel eine Zeitleiste, und dann kann auf Details gezoomt werden mit Doppelklick und wieder heraus gezoomt werden mit Rechtsklick.
Dieses kleine Programm von Microsoft Office Labs gibt es kostenlos zum Download hier (pptPlex), wenn man "Try it" anklickt. Es sind aber auch Lernvideos mit Beispielen dort zu sehen.
Weitere Infos findet man noch bei Office Online.
Es macht Sinn mit einer Präsentation zu beginnen, die vielleicht schon etwa drei Folien enthält. Dann fügt man Kapiteltrennfolien ein und einen Hintergrund als Leinwand.
Die Videos erklären die Vorgehensweise sehr anschaulich und in vielen Fällen ist diese andere Präsentationsweise sinnvoll einzusetzen.

(Siehe dazu auch meinen Beitrag zur Software ZoomIt, die etwas Ähnliches leistet)

In Excel 2007 Inhalte als Bild kopieren

Neues in Office 2007 geschult.

Eine Teilnehmerin berichtete von Schwierigkeiten, Informationen aus Excel in eine PowerPointfolie zu übernehmen.
Die Methoden mit Kopieren und "Inhalte einfügen..." als Bild (oder Objekt) funktionierten hier nicht, weil mehrere Inhalte (Tabelle, Diagramm und Textfeld) gleichzeitig eingefügt werden sollten.
In den Excelversionen bis 2003 konnte man mit gedrückter Umschalt-Taste das Menü "Bearbeiten" öffnen und dort "Als Bild kopieren..." wählen, aber nicht mehr in der Version 2007.

So funktioniert es in Office 2007:
In Excel die Zellen markieren auf denen die Informationen zu finden sind (zum Beispiel Diagramm, Textfeld und Tabelle).
Dann in Excel 2007 auf dem Startkarteireiter die kleine Schaltfläche unter "Einfügen" (ganz links) anklicken
und im Menü "Als Bild" -> "als Grafik kopieren..." wählen,



im Dialogfenster die Einstellungen "wie angezeigt" und "Bild" aktiviert lassen
und mit OK in die Zwischenablage übernehmen.
In PowerPoint einfach einfügen und die Größe anpassen.

Mit der Einstellung "als Bitmap" sieht es zwar so aus wie "weichgezeichnet", aber die Linien sind feiner.

Office 2007 Infos und Onlineschulungen

Neues in Word und Outlook 2007 geschult.

Um Informationen und Schulungen für Excel, Word und PowerPoint 2007 schneller finden zu können, gibt es jetzt die Add-Ins "Schnellstartleiste für Office 2007" bei Microsoft zum Download. Mit Internetverbindung ausführen ("reparieren" bedeutet hier wohl installieren) und dann den neuen Karteireiter in den Programmen verwenden, um auf brauchbare Onlineinhalte bei Microsoft zu kommen: Interaktive Referenzhandbücher, Trainings, Demos und Neuigkeiten zu den jeweiligen Programmen.

Die Downloadlinks für das Add-In "erste Schritte" - aber auch für gute Infos zu Office 2007

Hier als Beispiel die Leiste für Excel 2007:

Bei SharePoint im Kalender die Wochennummern bzw. die Kalenderwoche anzeigen

SharePoint Schulung vorbereitet.

Bei der Standardinstallation der SharePoint Services ist im Kalender nicht zu sehen, welche Kalenderwoche gerade ist. In den Einstellungen für die Ansicht lässt sich das auch nicht ändern, leider nur in den Websiteeinstellungen.

Hier der Weg:

Über das Menü „Websiteaktionen“ den Eintrag „Websiteeinstellungen“ wählen, dann unter „Websiteverwaltung“ die „Landes-/Regionaleinstellungen“ klicken und unter dem Punkt „Legen Sie ihren Kalender fest“ den Haken setzen vor „Kalenderwoche im Datumsnavigator anzeigen“.

Dann hat man in der Wochenansicht links auf dem Bildschirm die Monatsübersicht und darin die Wochennummern.

Multifunktionsleiste anpassen III

Excel 2007 zweite Stufe geschult.

Wie ich bereits zwei mal schrieb (im Februar 2008 und im April 2007), lässt sich die Multifunktionsleiste in Office 2007 anpassen, aber entweder nur umständlich oder mit Software.
Hier dazu noch ein Programm: der RibbonCreator (offenbar mit Schwerpunkt für Access), eine kostenlose Testversion gibt es im Downloadbereich.

Visioshapes verknüpft in PowerPoint einfügen und animieren

Visio 2003 erste Stufe geschult.

Um Flussdiagramme oder andere Visio-Zeichnungen in PowerPoint-Folien verknüpft einfügen zu können, darf man nicht ungruppierte Shapes kopieren.

Wenn ich also eine Verknüpfung brauche, dann gruppiere ich erstmal die Teile, die ich in PowerPoint später auch animieren möchte. Danach kopiere ich eine Gruppe in Visio und wenn ich in PowerPoint meine Folie gewählt habe, dann wähle ich den Befehl "Inhalte einfügen..." im Menü "Bearbeiten" und setze den Inhalt aus der Zwischenablage verknüpft ein (links "Verknüpfung einfügen" aktivieren und "OK"). Wenn ich ungruppierte Shapes in Visio kopiert habe, ist der Befehl "Verknüpfung einfügen" grau hinterlegt.

Shapes mit Verbindung einfügen in Visio 2003

Visio 2003 erste Stufe geschult.

Wer mit der Vorlage für Flussdiagramme arbeitet, kann neue Shapes gleich mit Verbindung in das Blatt ziehen. Dafür muss nur vorher das Werkzeug "Automatischer Verbinder" aktiviert werden.


Dann wird das neu hineingezogene Shape gleich mit dem vorher eingefügten Shape verbunden.

"Microsoft Office 2003 Assistent zum Speichern eigener Einstellungen" ist jetzt "Windows-EasyTransfer"

Outlook 2007 Workshop geschult.

Wenn die eigenen Einstellungen in Office 2007 übernommen werden sollen auf einen anderen Computer, dann gibt es dafür jetzt nicht mehr den Assistenten zum Speichern eigener Einstellungen wie bei Office 2003 in den Office-Tools. Aber Windows Vista bringt gleich ein Programm zum Sichern vieler Sachen mit: Windows-EasyTransfer (Infos).

Für Windows XP kann diese Software kostenlos von Microsoft bezogen werden:
Windows-Easy Transfer für Windows XP Downloadseite

Dateiname und Pfad in Word 2007

Neues in Office 2007 geschult.

Leider gibt es den Autotext zum Einfügen von Dateiname und Pfad in Word 2007 nicht mehr.

Dafür über den Karteireiter "Einfügen" in der Multifunktionsleiste auf "Schnellbausteine" klicken. Dann "Feld..." wählen und im Dialogfenster links auswählen "FileName" und rechts noch aktivieren "Pfad zum Dateinamen hinzufügen".

(Klicken Sie auf das Bild zum Vergrößern)


Wenn die Info mit OK in das Dokument übernommen wurde, dann sollte man das noch markieren und über "Schnellbausteine" und "Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern..." so abspeichern, dass es beim nächsten Mal gleich über "Schnellbausteine" eingefügt werden kann. Zum Beispiel auch in der Fußzeile...

Schnellbausteine in Office 2007 für Outlook und Word gemeinsam nutzen

Neues in Office 2007 geschult.

Beim Verwenden der Schnellbausteine in Word und Outlookmails fällt auf, dass es zwei verschiedene Speicherort sind, in denen diese nützlichen Zeitsparer gespeichert sind. Besser wäre eine Möglichkeit die Bausteine in Word und Outlook nutzen zu können.
Dafür kann eine Verknüpfung zur NormalEmail.dotm im Ordner STARTUP für Word gespeichert werden.
Damit werden die Bausteine aus Outlookmails auch in Word zu sehen sein und beim Speichern neuer Bausteine in Word kann auch die NormalEmail.dotm als Speicherort ausgewählt werden.

Ergänzung: Für Makros, die das Einfügen von Schnellbausteinen beinhalten, ist diese Lösung allerdings total unbrauchbar, weil es dann eine Fehlermeldung beim Ausführen des Makros gibt.